Gemäss Artikel 17 des Bundesgesetzes 125-F3 unterliegen die Akten der pensionierten Angestellten der Übergabe an das Archiv. Vor dem Einreichen von Dokumenten müssen diese abgelegt, nummeriert, inventarisiert und mit einem Umschlag versehen werden. Dies muss von einem autorisierten Personalverantwortlichen durchgeführt werden.
Notwendig
- - Mappe;
- - alle Dokumente;
- - Bleistift;
- - Inventar;
- - Lieferliste.
Anleitung
Schritt 1
Um den Fall eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ins Archiv zu überführen, ordnen Sie die Dokumente in umgekehrter chronologischer Reihenfolge. Das bedeutet, dass Sie bei Ihrer Anstellung eine Personalakte erstellt haben, deren erstes Blatt eine Bewerbung war. Bei der Übergabe des Falles an das Archiv ist das erste Blatt ein Rücktrittsschreiben.
Schritt 2
Bei der Ablage der Personalakte eines Mitarbeiters ist gleichzeitig eine Bestandsaufnahme der einzureichenden Unterlagen zu erstellen. Legen Sie in einer Personalakte zur Übergabe an das Archiv alle verfügbaren Dokumente ab: einen Fragebogen oder Lebenslauf, Kopien von Bildungsdokumenten, Kopien von Arbeitsaufträgen, Kündigungen und anderen Anordnungen, die im Rahmen der Arbeit des Arbeitnehmers erteilt wurden. Dies können Anordnungen sein, Löhne zu erhöhen oder zu senken, zu versetzen, zusätzliche Aufgaben zu erfüllen usw. Fügen Sie auch alle Bescheinigungen bei, die der Mitarbeiter jemals Ihrer Organisation vorgelegt hat, eine Kopie des Arbeitsvertrags, zusätzliche Vereinbarungen und Vorschriften bezüglich der Arbeit des Mitarbeiters.
Schritt 3
Legen Sie die Datei in einem Ordner mit einem Ordner ab, nummerieren Sie alle Blätter in der oberen rechten Ecke. Dies muss mit einem einfachen Bleistift erfolgen. Legen Sie oben das Inventar ab, unterschreiben Sie die Mappe, setzen Sie den Buchstabencode auf den Anfangsbuchstaben des Nachnamens des Mitarbeiters sowie auf das Deckblatt der Mappe in großer Zahl das Jahr der Entlassung aus Ihrem Unternehmen.
Schritt 4
Sie können das Kündigungsjahr für einen Mitarbeiter oder für mehrere, die in einem Jahr ausscheiden, verfolgen. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter abrechnen, legen Sie alle Personalakten in einen gemeinsamen Ordner und unterschreiben Sie das Kündigungsjahr auf dem Deckblatt. In einem Ordner können maximal 250 Blatt gespeichert werden. Formulieren Sie jeden komplexen Fall nicht nur nach dem Jahr der Entlassung, sondern auch nach dem Alphabet der Nachnamen.
Schritt 5
Erstellen Sie bei der Übergabe aller Fälle an das Archiv eine Lieferliste. Geben Sie in der ersten Spalte die Ordnungszahlen der Fälle an, in der zweiten die Indizes aller Fälle gemäß der Nomenklatur. Die dritte Spalte wird durch den Namen der Überschriften ausgefüllt, die vierte - nach Datum, die fünfte - nach der Anzahl der Blätter, die sechste - nach der Haltbarkeit, die siebte Spalte können Sie ausfüllen, wenn es Anmerkungen oder Ergänzungen gibt.
