Die Projektfreigabe auf allen Ebenen ist Voraussetzung für die erfolgreiche Entwicklung und weitere Umsetzung. Von dieser Planungsphase hängt die Koordination der Anstrengungen von Mitarbeitern und Abteilungen bei der Umsetzung bestimmter Arten von Projektaktivitäten ab. Zum Beispiel gibt eine Genehmigung eines Buchhalters genaue Auskunft über die erforderliche Größe der Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung aller Steuerabzüge, eine Genehmigung eines Programmdirektors gibt eine Anpassung an die Ziele des Projekts. Wann sollte diese Phase in die Entwicklung und Umsetzung eines Projekts einbezogen werden?
Anleitung
Schritt 1
Die Erstgenehmigung des zukünftigen Projekts erfolgt mit dem Ziel der Zustimmung des Managements zu Ihrer Absicht, mit der Entwicklung zu beginnen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie die Grundlage für zukünftige Aktivitäten geschrieben haben - Relevanz, Ziele und Zielsetzungen sowie eine Liste der erwarteten Änderungen, die sich auf Ihre Organisation, Stammkunden und potenzielle Kunden auswirken werden. Durch die erstmalige Genehmigung des Projekts erhalten Sie die Möglichkeit, eine festgelegte Arbeitszeit für die Fertigstellung aufzuwenden und bei Bedarf die notwendigen Spezialisten in diesen Prozess einzubeziehen.
Schritt 2
Das nächste Mal, wenn das Projekt nach seiner detaillierten Prüfung zur Genehmigung vorgelegt wird, wenn alle Abschnitte einschließlich der Schätzung und der Begründung angegeben sind. Zuvor muss das Projekt von anderen Mitarbeitern der Organisation oder ihren Abteilungsleitern genehmigt werden, die direkt an der Umsetzung beteiligt sind. Das zur Genehmigung eingereichte Projekt muss machbare Ergebnisse, eine Liste von zusammenhängenden Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele sowie eine klar definierte finanzielle Begründung enthalten.
Schritt 3
Oft kann das Projekt nach dieser Genehmigung zur Überarbeitung oder vollständig zur Überarbeitung einiger Parameter gesendet werden. Nachdem Sie bei der Bearbeitung der Projektdokumentation alle Anmerkungen und Empfehlungen berücksichtigt haben, müssen Sie noch einmal alles zur Freigabe einreichen. Und so weiter, bis das Projekt vollständig genehmigt ist.
Schritt 4
Während der Durchführung des Projekts ist es auch erforderlich, seine Unterlagen mehrmals zur Genehmigung einzureichen. In der Regel sind dies die Monats- und Wochenpläne der am Projekt beteiligten Spezialisten sowie zusätzlich Buchhaltungsunterlagen, die die Kosten des Kostenvoranschlags bestätigen.
