Für jeden Mitarbeiter des Unternehmens können Personalakten angelegt werden. Besonderes Augenmerk wird jedoch auf die Ausführung solcher Dokumente in Bezug auf die Leiter und führenden Spezialisten der Organisation gelegt. Um die notwendigen Informationen über eine Person als Arbeitnehmer korrekt und im erforderlichen Umfang wiederzugeben, lohnt es sich, eine Reihe von Voraussetzungen für die Erstellung einer Personalakte für jeden von ihnen zu erfüllen.
Anweisungen
Schritt 1
Artikel 85 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation definiert den Begriff „personenbezogene Daten eines Arbeitnehmers“. Und nach dieser Bestimmung ist es notwendig, für jeden Mitarbeiter eine Personalakte auszufüllen. Beginnen Sie sofort nach Erteilung des Auftrags zur Aufnahme einer Person in die Position. Die Hauptanforderung für die Gestaltung dieses Dokuments ist das Ausfüllen in chronologischer Reihenfolge. Das heißt, alle Papiere müssen abgelegt werden, sobald sie verfügbar sind.
Schritt 2
Die Liste der Dokumente, die in jeder Personalakte vorhanden sein müssen, ist in Absatz 5 des Dekrets des Präsidenten der Russischen Föderation vom 06.01.1998 Nr. 640 definiert. Dazu gehören: ein internes Dokumentenverzeichnis, ein Mitarbeiterfragebogen, ein Lebenslauf, Kopien von Bildungsdokumenten und Personalausweisen, Bescheinigungen, die die Änderung verschiedener personenbezogener Daten einer Person bestätigen (dies können Kopien einer Heiratsurkunde sein, eine TIN, eine Versicherung) Geburtsurkunde, Geburt von Kindern und anderen) und einen Arbeitsvertrag. Die Personalakte muss unbedingt Kopien aller Bestellungen zu diversen Terminen, Incentives, Dienstreisen, Urlauben, Zertifizierungsdaten, Merkmalen etc. enthalten. Und natürlich sollte in jeder Personalakte ein Plan für die berufliche Entwicklung einer Person enthalten sein. Falls zu einem dieser Dokumente Klärungsbedarf besteht, wird dies in der zusätzlichen Zeile "Hinweis" vermerkt.
Schritt 3
Nach Eingang jeglicher Art von Dokumenten aus einer Reihe von Dokumenten, die in einer Personalakte abgelegt werden, wird ein Inventar erstellt. Es hilft, eine optimierte Aufzeichnung von Mitarbeiterinformationen zu führen. Es muss vom Compiler unterschrieben werden, seine Position angeben, seine Unterschrift entziffern und das Datum anbringen. Wenn die Personalakte geschlossen wird, wird der Kündigungsantrag des Arbeitnehmers oder Dokumente, die die Notwendigkeit der Kündigung begründen, eine Kopie der Anordnung eingereicht.
