Beamte, die für die Ausarbeitung von Verträgen verantwortlich sind, sollten auf die Besonderheiten der Verwendung von Faxunterschriften achten. Die Missachtung der gesetzlichen Vorgaben in diesem Bereich kann durchaus zu Prozesskosten und großen finanziellen Verlusten führen.
Was ist eine Faksimile-Signatur?
Ein Faksimile ist ein Stempel, der die handschriftliche Unterschrift einer Person originalgetreu wiedergibt. In der Regel dient es dazu, die Autorität eines Beamten zu bescheinigen. Eine solche künstliche Reproduktion einer Unterschrift wird von der russischen Zivilgesetzgebung als vollständiges Analogon einer handschriftlichen Unterschrift anerkannt. Die genaue Bedeutung des Begriffs „Faksimile“ist jedoch in der Gesetzgebung nicht festgelegt.
Für die Ausführung einzelner Dokumente kann neben einer handschriftlichen Unterschrift auch eine Faksimile-Unterschrift verwendet werden. In einigen Fällen ist die Verwendung von Faksimiles ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben. Aber die Zahl solcher Situationen ist gering. In der Praxis stellt sich daher häufig die Frage: Wann ist die Verwendung dieser Art der beglaubigenden Signatur zulässig und in welchen Fällen ist es besser, auf die Verwendung von Faxen zu verzichten?
Rechtskraft einer Faksimile-Unterschrift
Grundsätzlich hat ein Beamter das Recht, eine Faksimileunterschrift zu verwenden, wenn dies direkt gesetzlich oder in einer gesonderten Vereinbarung der Parteien der Transaktion vorgesehen ist. Wenn es sich jedoch um die Registrierung von Steuer- oder Buchhaltungsunterlagen handelt, sind „lebendige“Unterschriften von autorisierten Personen erforderlich.
Hier ist ein Beispiel. Die russische Steuergesetzgebung sieht keine Verwendung von Rechnungen vor, die mit einer Faksimile-Unterschrift versehen sind. Dies wird als Verstoß gegen das etablierte Verfahren zur Verarbeitung solcher Dokumente angesehen. Eine per Fax unterschriebene Rechnung kann nicht die Grundlage für die Anerkennung von Steuerbeträgen zum Abzug sein.
Zivilrechtliche Geschäfte sind eine andere Sache. Bei der Erstellung können Sie eine der Arten von Signaturkopien verwenden. Dies muss jedoch gesetzlich vorgesehen oder in der Vereinbarung der Parteien schriftlich festgehalten werden.
Das Verfahren für die Verwendung von Faxgeräten ist in der Gesetzgebung nicht festgelegt. Aus diesem Grund ist die von den Parteien erstellte Vereinbarung die Grundlage, auf der eine Vereinbarung über das Recht zur Verwendung einer Faksimileunterschrift beim Abschluss eines Vertrages getroffen wird.
Eine Vereinbarung über das Verfahren zur Verwendung einer Kopie einer Unterschrift kann in einem separaten Dokument getroffen werden. Es ist auch zulässig, eine solche Bedingung in den Text des Hauptvertragsdokuments aufzunehmen. Damit eine Faksimile-Unterschrift rechtsverbindlich ist, ist es erforderlich, die Dokumente aufzulisten, die nach Ansicht der Parteien mittels Faksimile unterschrieben werden können. Das Gericht akzeptiert die so beglaubigten Verträge als schriftlichen Beweis.
Eine Variante ist möglich, wenn die Möglichkeit der Nutzung von Faxen im Hauptvertrag nicht ausgeschrieben ist, das Unternehmen aber einen Zusatzvertrag zu diesem Dokument erstellt und mit einer Kopie der Unterschrift beglaubigt hat. Über die Nichteinhaltung der Schriftform der Zusatzvereinbarung kann in diesem Fall das Gericht entscheiden. Es wird nicht als Gefangener betrachtet.
