Am Ende der Sitzung sollte ein Protokoll erstellt werden, in dem die Tagesordnung der Sitzung, die getroffenen Beschlüsse, die Bedingungen ihrer Umsetzung usw. festgelegt werden. Es ist wichtig, das Protokoll unmittelbar nach der Sitzung zu erstellen, und nicht "bis später" verschieben. Es ist gut, wenn eine professionelle Sekretärin das Protokoll führen kann. Ist dies jedoch nicht der Fall, können dies auch andere Personen tun, die bestimmte Regeln für die Führung von Sitzungsprotokollen kennen.
Anleitung
Schritt 1
Die Person, die das Sitzungsprotokoll führt, muss alle Entscheidungen vergangener Sitzungen kennen, um die Logik der getroffenen Entscheidungen zu verstehen. Wenn Sie in einer Besprechung ein Protokoll erstellen, erstellen Sie Kopien der Protokolle mehrerer früherer Besprechungen. Dokumentieren Sie in der Sitzung sofort die Tagesordnungspunkte.
Schritt 2
Schreiben Sie neben jedem Tagesordnungspunkt alle Gedanken auf, die während der Sitzung geäußert wurden. Dies kann kurzfristig erfolgen, da das Protokoll nicht während der Sitzung, sondern danach erstellt wird. Der Sinn dieser Notizen ist, dass Sie mit ihnen keinen einzigen wichtigen Gedanken verpassen. Schreiben Sie auch die Namen derer auf, die sich zu Wort melden, um sich daran zu erinnern, wer was zu welchem Thema gesagt hat. Schreiben Sie nur Fakten aus Aussagen, keine persönlichen Meinungen oder Annahmen.
Schritt 3
Die Durchführung des Protokolls selbst sollte unmittelbar nach der Sitzung erfolgen, damit wichtige Punkte nicht vergessen werden oder die Aufzeichnungen nicht verloren gehen. Das Protokoll sollte eine kurze Beschreibung des Treffens im geschäftlichen Stil enthalten. Verwenden Sie dazu indirekte Rede, schreiben Sie alles in der Vergangenheitsform: "II Ivanov hat bemerkt, dass …".
Schritt 4
Der Inhalt des Protokolls sollte bestehen aus:
1. „Caps“mit Angabe des Zwecks und des Datums der Sitzung, manchmal auch des Beginns der Sitzung;
2. Listen der Anwesenden und Abwesenden;
3. eine Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen - unter Angabe der Initiatoren dieser Entscheidungen.
