Dokumente, die in die Organisation eingehen, unterliegen der Buchführung. Die Erfassung eingehender Briefe ist in der Regel Aufgabe der Geschäftsstelle, in kleinen Teams wird diese Aufgabe jedoch häufig der Sekretärin übertragen. Die Art und Weise der Korrespondenzbearbeitung ist in der Regel in den internen Weisungen für die Büroarbeit ausführlich beschrieben. Wenn es fehlt, müssen Sie bei der Verarbeitung neuer Dokumente eine bestimmte Reihenfolge der Aktionen einhalten.
Notwendig
- - Journal für die Registrierung der eingehenden Korrespondenz;
- - Stempel "Eingehender Brief".
Anweisungen
Schritt 1
Akzeptieren und sortieren Sie die eingehende Korrespondenz. Alle Briefe müssen geöffnet werden, außer Briefe mit einem besonderen Vermerk, zum Beispiel „Persönlich an den Vorgesetzten“oder „Vertraulich“usw. Beeilen Sie sich nicht, den Umschlag wegzuwerfen, prüfen Sie zuerst, ob die Rücksendeadresse im Text angegeben ist. Die Registrierung erfordert keine Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Rechnungen), Glückwünsche, Werbematerialien.
Schritt 2
Tragen Sie Informationen zu den eingegangenen Briefen in das Protokoll der Eingangskorrespondenz ein. Es kann elektronisch oder traditionell (Papier) sein. Befolgen Sie beim Ausfüllen elektronischer Formulare die Empfehlungen der Programmentwickler. Computersysteme erleichtern die Schreibarbeit, helfen, die benötigten Informationen schnell zu finden. In ihnen ist jedoch die Vereinheitlichung wichtig, die strikte Einhaltung der Regeln für die Eingabe von Informationen, da sonst das Dokument in der Datenbank verloren gehen kann.
Schritt 3
Kaufen Sie ein traditionelles Logbuch in einer Druckerei oder ordnen Sie es selbst in einem A4-Notizbuch. Die Hauptvoraussetzung dafür ist eine einfache Suche, Klarheit und Genauigkeit der Befüllung. Es ist praktisch, ein Tagebuch in Form einer Tabelle mit den folgenden Spalten zu führen: 1. Registrationsdatum. Berücksichtigen Sie eingehende Briefe am Tag des Eingangs und legen Sie sie am Abend dem Vorgesetzten zur Prüfung vor, es sei denn, die Organisation hat ein anderes Verfahren gewählt; Registrierungs Nummer. Dieses Dokumentenattribut besteht aus der Nummer des Aktenfalls "Eingangsdokumente" (gemäß der genehmigten Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation) und der laufenden Nummer (ab Beginn des Kalenderjahres) des eingegangenen Schreibens. Zum Beispiel "Nr. 01-12-273", wobei 01-12 die Nomenklaturnummer des Falls ist, 273 die eindeutige Nummer des Buchstabens. Alle eingegangene Korrespondenz wird einmal registriert, unabhängig von der Anzahl der später erhaltenen Kopien, einschließlich der elektronischen; 3. Der Autor des Briefes (Organisation, Einzelperson), zum Beispiel "Vstrecha LLC" oder "Regionalverwaltung, stellvertretender Leiter V. S. Sidorov" usw. 4. Das Thema des Dokuments. Sie können diese Spalte mit Informationen aus dem Briefkopf ausfüllen oder nach dem Lesen kurz den Leitgedanken formulieren. Schreiben Sie so, dass Sie sich später leicht merken können, um welches Dokument es sich handelt und erklären Sie es Ihren Kollegen. B. „Zum Abschluss eines Vertrages über Beförderungsleistungen“oder „Zur Erteilung von Informationen zur Einkommensteuer vor dem 12.12.2011“usw.; 5. Testamentsvollstrecker. Füllen Sie das Feld aus, nachdem Sie das Visum des Managers erhalten haben. Geben Sie den Namen der Person ein, die die Antwort vorbereitet. Beachten Sie hier das Fälligkeitsdatum. Markieren oder unterstreichen Sie das Datum der Antwort auf das dringende Schreiben. Anmerkungen. Hier können Sie Notizen zur Erfüllung der Bestellung des Vorgesetzten machen, auf das Vorhandensein wichtiger Anhänge zum Brief hinweisen oder die Anzahl der Kopien markieren, die Mitarbeiter bei der Arbeit haben.
Schritt 4
Vervollständigen Sie die Tabelle, wie Sie es für richtig halten. Wählen Sie beispielsweise aus Angst um die Sicherheit von Dokumenten das Kästchen für die Unterschrift des Auftragnehmers aus, wenn Sie den Brief erhalten. Überladen Sie das Tagebuch und sich selbst jedoch nicht mit allzu ausführlichen Einträgen. Das Dokument enthält alle notwendigen Informationen, Registrierungsformulare helfen nur, den Arbeitsstand daran zu verfolgen.
Schritt 5
Alle Briefe mit einem Sonderstempel versehen, der die Art der Korrespondenz angibt - "Eingehend". Der Ausdruck sollte sich in der unteren rechten Ecke der ersten Seite des Dokuments befinden. Stellen Sie sicher, dass der Druck den Text nicht überlappt. Geben Sie die Seriennummer und das Eingangsdatum manuell in die Druckzeile ein.
