Die Arbeit eines Unternehmens ist ohne Mitarbeiter nicht möglich. Um die Abrechnung von Personalbewegungen zu vereinfachen, verwenden einige Arbeitgeber im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit in der Regel sogenannte Personalakten. Im Allgemeinen bezeichnet der Begriff „Personalakte“eine Art Archiv, das alle persönlichen Daten eines arbeitenden Arbeitnehmers enthält. Die Verwendung eines solchen Buchhaltungssystems ist für juristische Personen nicht erforderlich, für staatliche Einrichtungen sind jedoch Personalakten obligatorisch.
Anleitung
Schritt 1
In der Regel schreibt ein Arbeitnehmer bei einer Bewerbung um eine Stelle eine Bewerbung. Sie erklären sich damit einverstanden, ihn für die Position zu akzeptieren und erstellen einen Auftrag (Auftrag) zur Annahme. Machen Sie als nächstes Kopien aller Dokumente, z. B. aus einem Reisepass, einer Heiratsurkunde usw.
Schritt 2
Erstellen Sie an dieser Stelle eine persönliche Datei. Bitte beachten Sie, dass für jeden Mitarbeiter eigene Ordner angelegt werden müssen. Erstellen Sie Kopien aller Aufträge, z. B. eines Arbeitsauftrags. Sie benötigen auch Kopien aus dem Arbeitsbuch, dem Bildungsdokument, dh alle Kopien der Dokumente, die Ihnen für den Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Schritt 3
Nachdem alle Kopien erstellt wurden, legen Sie sie ab. Bitte beachten Sie, dass dieser Fall im Laufe Ihrer Arbeit zunehmen wird. Das heißt, wenn gegen diesen Mitarbeiter Anordnungen erteilt werden, z. B. eine Beförderungsanordnung, eine Anordnung zur Bestellung einer verantwortlichen Person, eine Anordnung zur Beurlaubung etc Ihre Personalakte in chronologischer Reihenfolge … Dies gilt für alle HR-Dokumente in Bezug auf den Mitarbeiter.
Schritt 4
Machen Sie eine interne Bestandsaufnahme, damit Sie sich leicht mit dem Inhalt des Koffers vertraut machen können. Es wird auch in chronologischer Reihenfolge ausgefüllt. Alle Dokumente im Inventar müssen eine Seriennummer, ein Erstellungsdatum, einen Titel, eine Blattzahl und möglicherweise eine Art Vermerk aufweisen.
Schritt 5
Die Personalakten der Mitarbeiter sollten von einer verantwortlichen Person geführt werden, die auf Anordnung des Leiters ernannt wird. Korrekturen sind nur durch die Hand dieses Verantwortlichen zulässig, und Informationen können nur in Anwesenheit dieser Person eingesehen werden.
Schritt 6
Schließen Sie bei der Entlassung eines Mitarbeiters seine Personalakte, dh fassen Sie zusammen, nummerieren Sie die Blätter, schreiben Sie die Gesamtzahl der Seiten, nähen Sie alles und senden Sie es an das Archiv der Organisation, während Sie die Lieferliste ausfüllen.
