Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die Informationen über einen Arbeitnehmer vom Zeitpunkt der Unterzeichnung des Einstellungsauftrags bis zum Ausstellungsdatum des Entlassungsbefehls enthalten. In unserem Land ist die Führung von Personalakten nur für Beamte verpflichtend. Die meisten Unternehmen und Organisationen bevorzugen es jedoch, Mitarbeiterdaten zu organisieren und aufzuzeichnen.
Anweisungen
Schritt 1
Die Personalakte enthält in der Regel folgende Angaben zum Arbeitnehmer: Personalausweis, Kopien der Ausbildungsunterlagen, Kopie der Bestellung und Bewerbung, Arbeitsvertrag, Änderungen und Ergänzungen, Bescheinigungen und Weiterbildung, sowie weitere Unterlagen, die für den Personaldienst erforderlich sind (Kopie einer Heiratsurkunde, Geburtsurkunde, Reisepass, Wehrausweis etc.).
Schritt 2
Die Personalakte jedes Mitarbeiters wird in einem separaten Ordner mit einer Papphülle - einem Ordner - erstellt. Es enthält die Voraussetzungen: Nachname, Name, Vatersname des Mitarbeiters, Datum der Eröffnung des Falles. Nach der Entlassung des Arbeitnehmers wird die Personalakte geschlossen. Unterlagen sind unbedingt an das Archiv abzugeben.
Schritt 3
Geschlossene Personalakten werden nummeriert, ein internes Inventar der Falldokumente erstellt. Die Dokumente in der Mappe werden in chronologischer Reihenfolge gesammelt - vom Eintreffen des Mitarbeiters bis zum Entlassungsdatum. Im gleichen Auftrag wird eine interne Bestandsaufnahme erstellt. Die Nummerierung der Inventarblätter erfolgt getrennt von der Nummerierung der Dokumente der Personalakte.
Schritt 4
Personalakten der Mitarbeiter werden nur dem Vorgesetzten oder anderen Personen im Auftrag des Vorgesetzten sowie dem Mitarbeiter selbst ausgestellt. Informationen, die in einer Personalakte gespeichert sind, sind vertraulich, das heißt, sie können nicht an Fremde weitergegeben werden. Es ist untersagt, Änderungen an den vorherigen Dokumenten der Personalakte vorzunehmen sowie diese zu extrahieren.
Schritt 5
Die Personalabteilung führt nur Aufzeichnungen über aktuelle Mitarbeiter. Die Unterlagen der entlassenen Mitarbeiter werden ins Archiv überführt. Sie werden dort 75 Jahre lang aufbewahrt, und die Personalakten von Managern, Managern sowie Personen mit Auszeichnungen und Abschlüssen sind unbefristet.
