Um personenbezogene Daten von Arbeitnehmern zu pflegen, verwenden einige Arbeitgeber sogenannte Personalakten. Gemäß Artikel 85 des Arbeitsgesetzbuchs müssen Personalarbeiter Informationen über jeden Mitarbeiter erhalten, speichern und zusammenführen. Hierfür empfiehlt es sich, solche persönlichen Dateien zu verwenden. Wie ist die Reihenfolge ihrer Registrierung?
Anweisungen
Schritt 1
Zunächst sollte klargestellt werden, dass die Verwaltung von Personalakten kein obligatorisches Dokument für Organisationen ist, aber wenn Sie sich für die Verwendung entscheiden, müssen Sie sich an die Regeln der Büroarbeit halten.
Schritt 2
Bei der Einstellung eines Mitarbeiters erteilt der Manager eine Bestellung (Anweisung) im Formular Nr. T-1. Erstellen Sie auf der Grundlage dieses Dokuments eine persönliche Karte für einen neuen Mitarbeiter (Formular Nr. T-2).
Schritt 3
Zum Ausfüllen dieses Formulars benötigen Sie folgende Dokumente: Reisepass, Arbeitsbuch, Zulassungsbescheinigung (TIN), Versicherungsbescheinigung, Militärausweis (falls vorhanden), Zeugnis oder Diplom und andere Dokumente, z Führerschein, für Köche - ein medizinisches Buch usw.
Schritt 4
Machen Sie von allen oben genannten Dokumenten Kopien und legen Sie diese in chronologischer Reihenfolge in einer Personalakte ab. Dieses Archiv wird in der Personalabteilung oder in der Buchhaltung gespeichert, Änderungen werden nur von verantwortlichen Personen vorgenommen. Beachten Sie jedoch, dass das Arbeitsbuch nicht in der Personalakte enthalten ist, sondern separat in einem Safe oder unter Verschluss aufbewahrt werden muss. Verantwortliche Personen für die Sicherheit dieser Unterlagen werden durch gesonderte Bestellung benannt.
Schritt 5
Alle Dokumente im Inventar auflisten, Änderungen in der Sonderspalte "Anhänge" vornehmen. Es enthält auch die Seriennummern der Dokumente, die Anzahl der Blätter von jedem von ihnen und das Eingangsdatum.
Schritt 6
Einige der Dokumente aus der Personalakte sind ein Fragebogen, eine Autobiografie, schriftliche Erläuterungen und allfällige Stellungnahmen. Denken Sie daran, dass das Archiv nicht an den Mitarbeiter selbst übergeben wird und der Mitarbeiter die Personalakte auch bei Bedarf nur in Anwesenheit des Verantwortlichen einsehen kann.
Schritt 7
Nachdem der Fall gebildet wurde, füllen Sie das Deckblatt aus. Schreiben Sie dazu in der Mitte in der Mitte die Seriennummer dieses Archivs, den Namen der Organisation, die Position des Mitarbeiters sowie seinen vollständigen Namen.
