Jeder Arbeitgeber im Prozess der wirtschaftlichen Tätigkeit muss verschiedene Unterlagen führen, einschließlich des Personals. Mitarbeiterdokumente werden gesammelt und in einem gemeinsamen Ordner namens "Personal File" geheftet. Dieses Mitarbeiterbuchhaltungsformat ist optional, wird aber von verschiedenen Behörden dennoch empfohlen.
Anweisungen
Schritt 1
Registrieren Sie unmittelbar nach Erteilung des Arbeitsauftrags eine Personalakte für den Arbeitnehmer. Dafür gibt es kein einheitliches Formular, also gestalten Sie es selbst. Machen Sie eine Kopie des Reisepasses, der TIN-Bescheinigung, der Rentenbescheinigung der Versicherung und anderer verfügbarer Dokumente, z. B. Führerschein, ärztliches Attest.
Schritt 2
Die erste Seite sollte eine Bestandsaufnahme aller Dokumente enthalten, die zum Zeitpunkt der Beschäftigung vorhanden sind und im Arbeitsablauf erscheinen, z. B. eine Urlaubsanordnung, etwaige Zusatzvereinbarungen zu einem Arbeitsvertrag.
Schritt 3
Geben Sie im internen Inventar die Namen der Dokumente, ihre Nummern, das Erstellungsdatum und die Nummer des Blattes in der Personalakte an. Zeichen, Name des Compilers und Datum der Übersetzung. Um die Informationsbereitstellung zu vereinfachen, erstellen Sie ein Inventar in tabellarischer Form.
Schritt 4
Nachdem alle Dokumente gesammelt wurden, ordne sie in chronologischer Reihenfolge und nummeriere sie dann beginnend mit dem Inventar (Seite # 1). Ordnen Sie als Nächstes das Deckblatt Ihrer Personalakte an. Geben Sie unbedingt den Namen der Organisation gemäß den Gründungsdokumenten, die Seriennummer der Personalakte und das Erstellungsdatum an. Lassen Sie das Feld unter der Angabe des Ablaufdatums des Arbeitsvertrags. Außerdem müssen Sie nach der Entlassung die Anzahl der Seiten in dem Fall angeben.
Schritt 5
Vergessen Sie nicht, den Titel des Falls anzugeben - den vollständigen Namen, Nachnamen und das Patronym des Mitarbeiters. Sie können auch die Position des beschäftigten Mitarbeiters schreiben. Nach der Entlassung wird der Fall geheftet und dem Archiv übergeben.
Schritt 6
Personalakten werden von einem normalen Mitarbeiter oder einer anderen Person, die seine Aufgaben wahrnimmt, geführt. Der Zugriff auf Daten ist eingeschränkt. Einmal im Jahr sollen die Mitarbeiter über die Geschäftsführung informiert werden; es ist besser, wenn sie nach der Eingewöhnung unterschreiben.
