Die Führung spezieller Dokumentationen ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalabteilung eines Unternehmens. Gleichzeitig ist für jeden Mitarbeiter eine Personalakte obligatorisch. Zukünftig werden persönliche Dateien in speziellen Ordnern archiviert.
Notwendig
- - persönliche Dokumente des Arbeitnehmers;
- - Liste der Dokumente;
- - ein Ordner für eine persönliche Datei.
Anleitung
Schritt 1
Beginnen Sie sofort nach der Einstellung mit der Registrierung einer Personalakte für einen Mitarbeiter. Es gibt kein einheitliches Formular für die Einreichung eines Falls, sodass Sie es selbst entwickeln können. Erstellen Sie bei Bedarf Kopien des Personalausweises, der Rentenversicherungsbescheinigung, der TIN-Bescheinigung und anderer persönlicher Dokumente, wie z. B. ärztliches Attest und Führerschein.
Schritt 2
Gestalten Sie ein Cover für Ihre persönliche Akte. Geben Sie den Namen Ihrer Organisation gemäß den Gründungsdokumenten an, geben Sie die Seriennummer des Falls und das Datum seiner Vorbereitung an. Sie können auch die Dauer des Arbeitsvertrags mit dem Arbeitnehmer schreiben. Lassen Sie Platz für Notizen zu Entlassung, Versetzung etc. Platzieren Sie in der Mitte des Umschlags den vollständigen Nachnamen, Vornamen und das Patronym des Mitarbeiters, seine Position.
Schritt 3
Die erste Seite der Personalakte sollte eine Bestandsaufnahme der verfügbaren Dokumente des Arbeitnehmers enthalten. Am besten erstellen Sie das Inventar in elektronischer Form. Geben Sie unbedingt den Namen des autorisierten Mitarbeiters und das Datum der Inventur an. Informationen zu den verfügbaren Dokumenten können in Form einer Tabelle platziert werden, wobei die Anzahl der einzelnen Dokumente notiert und die erforderlichen Notizen gemacht werden. Am Ende des Inventars sollten sich die Unterschriften des Erstellers und des Mitarbeiters befinden, für den die Personalakte erstellt wird. Hängen Sie Kopien vorhandener Dokumente nach der Liste an. Danach folgen alle den Workflow betreffenden Papiere, z. B. eine Urlaubsordnung, Vereinbarungen über Änderungen des Arbeitsvertrages etc.
Schritt 4
Legen Sie Ihre persönliche Datei im Archivordner ab. Diese Dokumente sollten von einem Personalspezialisten oder Direktor des Unternehmens unter eingeschränktem Datenzugriff aufbewahrt werden. Mitarbeiter können nach Absprache mit dem Vorgesetzten und unter persönlicher Quittung alle Dokumente in einer Personalakte erhalten. Bei einer Entlassung oder Versetzung eines Mitarbeiters wird die Personalakte in ein spezielles Archiv über ehemalige Mitarbeiter des Unternehmens überführt.
