Die Nomenklatur ist eine Liste aller Fälle, aus denen das Archiv besteht und die in einer bestimmten Organisation neu eröffnet und in das System übernommen wurden. Es muss den Index des Falles, den Namen und die festgelegten Aufbewahrungsfristen angeben.
Sorten der Nomenklatur
In der Büroarbeit gibt es drei Haupttypen von Nomenklaturen: Standard-, ungefähre und individuelle Nomenklatur. Der Standard ist durch Bundesgesetz festgelegt und dient als Vorlage für die Erstellung der Nomenklatur in gleichartigen Organisationen. Die ungefähre Nomenklatur enthält keine streng normalisierte Fallzahl. Es enthält eine Liste von Fällen, die zum Öffnen mit ihren Indizes empfohlen werden. Die oben genannten Arten von Nomenklaturen werden in staatlichen und kommunalen Organisationen und Institutionen erstellt. Mitarbeiter privater Organisationen auf der Grundlage gesetzlicher Dokumente, Berichtsarten, Arbeitspläne usw. eine Einzelfallliste wird erstellt. Es umfasst das gesamte Volumen der gebildeten Fälle des Unternehmens.
Das Verfahren zur Erstellung der Nomenklatur
Jedes Jahr wird auf der Grundlage der alten eine neue Fallnomenklatur erstellt. Darüber hinaus unterliegen alle Dokumente einer Überarbeitung. Ein wichtiger Bestandteil der Nomenklatur ist die Haltbarkeit des Gehäuses. Auf dieser Grundlage werden Fälle der vorübergehenden, langfristigen und dauerhaften Speicherung unterschieden. Die Laufzeit von temporären Speicherdateien beträgt weniger als zehn Jahre, die Langzeitspeicherung beträgt mehr als zehn Jahre. Bei Dokumenten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist wird ein Inventar erstellt, das in ausdrücklich vorgesehenen Fällen die Seriennummer des Dokuments, den Namen, das Erstellungsjahr, die Blattanzahl und weitere Angaben enthält. Nach Erstellung des Inventars werden diese Dokumente vernichtet.
Strukturell wird die Nomenklatur durch Abschnitte, Unterabschnitte repräsentiert. Diese Einteilung ist jedoch typisch für staatliche Organisationen und Institutionen. In privaten Organisationen ist diese Aufteilung bedingt und hebt eher die Hauptbereiche ihrer Aktivitäten hervor, als dass sie das Verhältnis von Macht und Unterordnung widerspiegelt.
Die Nomenklaturtabelle besteht aus fünf Spalten: die erste enthält den Index des Falls, die zweite - den Namen des Falls, die dritte - die Seitenzahl (angegeben am Ende des laufenden Jahres), die vierte - die Speicherdauer durch Verordnungsgesetze festgelegt, die fünften - Hinweise zur Eröffnung des Falles, Aufnahme in das Inventar zum Zwecke der Vernichtung usw.
Der in der Nomenklatur enthaltene Fall einer langfristigen und dauerhaften Speicherung sollte nicht mehr als zweihundertfünfzig Seiten umfassen. Wenn die Anzahl der Dörfer die Norm überschreitet, ist es ratsam, den Fall in zwei oder mehr aufzuteilen.
Die erstellte Nomenklatur der Fälle ist mit der Archivabteilung abzustimmen und vom Organisationsleiter zu unterzeichnen.
