Sie benötigen dringend ein Dokument, wissen aber nicht mehr, wo Sie es abgelegt haben? Bringen Sie Ordnung in Ihren Büroalltag, ordnen Sie alles in nummerierte Ordner – das erleichtert Ihnen die Arbeit.
Wir bringen Ordnung in die Zeitungen
Wenn es wenige Dokumente gibt und sie sich auf einen Anwendungsbereich beziehen, müssen sie alle an einem Ort abgelegt werden, vorzugsweise in einem Ordner. Aber in der Regel reicht ein Ordner nicht aus, es sollten mehrere sein. Zum Beispiel ein Ordner mit den Gründungsdokumenten eines Unternehmens, für Briefe, für Verträge mit Lieferanten usw.
Mit der Expansion des Unternehmens steigt die Anzahl der Ordner. Möglicherweise benötigen Sie nicht ein, sondern mehrere Regale dafür. Und dann erscheinen Mitarbeiter, die ihren eigenen Dokumentenfluss und ihre Ordner haben. Das heißt, die erste Ordnungsregel ist die Verteilung von Dokumenten in thematische Ordner, die in einem Regal stehen sollten.
Jetzt produziert die Industrie horizontale und vertikale Trays. Sie sind sehr praktisch, nehmen wenig Platz ein, passen gut auf den Tisch und ermöglichen es, alle grundlegenden und häufig gebrauchten Dokumente griffbereit zu haben, ohne neue Möbel kaufen zu müssen.
Registrierung
Wenn es viele Dokumente gibt, können Sie für diese oder mehrere ein spezielles Register (Meldejournal) erstellen. Zum Beispiel Protokolle der eingehenden und ausgehenden Dokumentation. Sie enthalten das Datum der Registrierung und die eingehende (ausgehende) Dokumentennummer, ihren kurzen Inhalt und / oder Namen und wohin das Dokument gesendet wird (an welche Abteilung, an welchen Beamten es übergeben wurde, in welcher Mappe es abgelegt wird usw.).).
Für einen Teil oder alle Ordner, wenn viele Dokumente und viele ähnliche Ordner (im Sinne der Bedeutung) vorhanden sind, benötigen Sie möglicherweise in jedem Ordner ein Verzeichnis der Dokumente, d. h. eine Liste von ihnen, die in der Datei verschachtelt oder irgendwie angehängt ist Mitte des Ordners. Jedem Dokument kann eine Nummer zugeordnet werden (sofern diese vorher nicht vorhanden war) oder eine eigene vergeben. Dann müssen Sie nicht alle Dokumente durchblättern, sondern schauen Sie sich einfach ihre Liste an und nehmen Sie dann die erforderliche Nummer.
Legen Sie Dokumente in die entsprechenden Ordner, Fächer und Regale, starten Sie sie rechtzeitig und Sie finden alles schnell und einfach.
Für Ordnung am Arbeitsplatz sorgen
Der Arbeitsplatz muss in Ordnung gehalten werden. Versuchen Sie, Ihren Tisch täglich oder mindestens alle paar Tage zu reinigen. Sie können die erforderlichen Dokumente auf dem Tisch lassen, den Rest in Ordnern, auf Tabletts und Regalen legen und wenn Sie sie von jemandem genommen haben, geben Sie sie zurück. Nur wenn Sie es geben, ist es besser, sich gut zu merken, wer es ist, oder es sogar aufzuschreiben.
Und schlussendlich. Eine Person, deren Dokumente immer an Ort und Stelle sind, leicht gefunden und rechtzeitig eingebracht werden können, immer in gutem Ansehen bei den Behörden. Das wünschen wir Ihnen von ganzem Herzen.
