Kommunikation ist heute ohne Geschäftsbriefe undenkbar. Geschäftskorrespondenz ist ein schriftlicher Dialog, der Organisationen und Bürgern hilft, die wichtigsten Fragen für ihr Leben und ihre Arbeit zu lösen. Das Genre und die thematische Bandbreite der Geschäftskorrespondenz ist vielfältig. Die häufigsten Briefe sind heute Anfragen. Es ist kaum möglich, alle Situationen aufzuzählen, in denen solche Briefe geschrieben werden müssen. Gleichzeitig gibt es Vorlagen, Standards, die das Verfassen jeder Anfrage erleichtern.
Anleitung
Schritt 1
In einer einfachen Situation, wenn der Adressat nicht über den Hintergrund des Anliegens informiert werden muss, um von der Hilfebedürftigkeit zu überzeugen, wird die Bitte sofort kurz und deutlich formuliert: „Ich frage Sie (was tun und warum) “. Im Falle einer „kostspieligen“, „komplexen“Anfrage ist es notwendig, den Grund der Anfrage angemessen zu begründen: warum, in Verbindung mit was, zu welchem Zweck der Verfasser des Schreibens um Hilfe bittet.
Schritt 2
Das Antragsschreiben setzt sich wie folgt zusammen:
- Einführung (Angabe von Tatsachen, Ereignisse, die die Situation geprägt haben - ein Grund zum Schreiben);
- Begründung (Erläuterung der Hauptgründe, die die Beschwerde an den Adressaten mit einer Anfrage verursacht haben);
- Abschluss (die Anfrage selbst).
Die Variante eines einfachen Antragsschreibens ähnelt dem Bewerbungsformular (persönlich oder im Namen des Teams). Zugleich ist hier die Formulierung des Antrags angemessen:
- von der ersten Person (Einzahl) - "Bitte" …
- von der ersten Person (Plural) - "Bitte" …
- von einer dritten Person (Singularnummer) - "Verwaltungsanfragen" …
- von der dritten Person (Plural) - eine Reihe von Nomen mit einer kollektiven Bedeutung.
Schritt 3
Bei der Beschreibung des Beschwerdegrundes werden folgende Formulierungen verwendet: im Zusammenhang mit …, unter Berücksichtigung …, aufgrund der Ergebnisse …, im Hinblick auf die Abweichung … usw …, um zu vermeiden … Bei Bezugnahme auf die Grundlage des Ersuchens: gemäß Regierungserlass, gemäß Protokoll, im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme mit uns, gemäß der zuvor getroffenen Vereinbarung, aufgrund unserer Telefongespräch, aufgrund einer mündlichen Vereinbarung usw. …
