Eine notariell beglaubigte Kopie hat die Rechtskraft des Originals, aber nicht immer. Viele Institutionen akzeptieren beispielsweise nicht einmal eine Kopie des Reisepasses und der Vollmacht, da sie das Original nicht ersetzen können. Und nicht alle Kopien können von einem Notar beglaubigt werden.
Jede Person kann eine Kopie bei einem Notar beglaubigen, wenn sie einen Personalausweis (Reisepass oder ein anderes Dokument) besitzt. Eine natürliche und eine juristische Person können sich bewerben, die Anforderungen an die Kopien, die sie beglaubigen möchten, sind jedoch unterschiedlich.
Eine Kopie eines Dokuments einer natürlichen Person muss Passdaten und die Adresse am Ort der Registrierung enthalten.
Eine Kopie der Dokumente einer juristischen Person muss alle erforderlichen Angaben enthalten: Nummer, Datum, Siegel, Unterschrift eines Beamten usw.
Die Kopie wird nur dann von einem Notar beglaubigt, wenn der Kunde das Originaldokument besitzt. Enthält das Original außerdem Korrekturen (Nachschriften, Radierungen), wird die Beglaubigung verweigert.
Um herauszufinden, ob eine Kopie eines bestimmten Dokuments rechtsverbindlich ist, müssen Sie im Voraus einen Anwalt und einen Notar konsultieren und die Situation beschreiben, in der der Kunde die Kopie verwenden möchte. Vieles ändert sich an der Situation: So kann beispielsweise vor Gericht selbst eine notariell beglaubigte Kopie als Beweismittel nicht ausreichen. Oder vielleicht genug - es hängt von dem Fall ab, der betrachtet wird. Es gibt zu viele Nuancen in solchen Angelegenheiten, und Sie können nicht auf die Hilfe eines Anwalts verzichten.
Allerdings muss man wissen, welche Dokumente ein Notar beglaubigen darf und welche nicht.
Was kann versichert werden
Kopien ohne notariellen Stempel werden meistens als ungültig betrachtet. Glücklicherweise ist die Liste der Dokumente, deren Kopien beglaubigt werden müssen, umfangreich. Diese schließen ein:
- persönliche Dokumente, die Personenstandsurkunden bestätigen - dies sind Geburts-, Heirats-, Scheidungs-, Sterbeurkunden;
- Ausweisdokumente - der gleiche Reisepass;
- Quittungen und Schuldscheine;
- Dokumente von juristischen Personen: Satzung, Lizenzen, Zertifikate, Registrierungsbescheinigungen, Finanzdokumente usw.;
- Urheberschutzbedürftige Dokumente: Manuskripte, Diplom- oder Hausarbeiten, wissenschaftliche Arbeiten;
- Arbeitsbuch;
- Gerichtsentscheidungen;
- Schenkungs- und Kaufverträge;
- Bescheinigungen, Quittungen;
- Eheverträge.
Tatsächlich ist die Liste sehr lang und die meisten Dokumente werden von einem Notar beglaubigt. Sie müssen nur herausfinden, ob diese Kopie als Original in der Kundenakte gültig ist.
Was kann nicht garantiert werden
Der Notar wird die Beglaubigung einer Kopie des Dokuments verweigern, wenn:
- es gibt grobe Korrekturen am Original;
- das Original wurde mit einem Bleistift oder etwas, das leicht zu löschen ist, geschrieben;
- auf dem Original ist nicht der gesamte Text des Dokuments oder ein Teil davon unleserlich geschrieben;
- das Original ist physisch beschädigt;
- die Originalseiten sind nicht gebunden, sie haben keine Seriennummern;
- das Original wurde nicht legalisiert.
