Die primäre Buchhaltungsdokumentation des Unternehmens enthält Informationen über alle Geschäftsvorfälle, den Geldverkehr, die Berechnung und Zahlung von Löhnen und die Zahlung von Steuern. Auf der Grundlage dieser Dokumente werden Aufzeichnungen geführt, daher verfälscht der Verlust auch nur eines Dokuments den Jahresabschluss und stellt einen Rechtsverstoß dar. Nach Art. 17 des Gesetzes "Über die Rechnungslegung" müssen Unternehmen die Sicherheit von Rechnungslegungsdokumenten unabhängig gewährleisten.
Anweisungen
Schritt 1
Das Gesetz legt die Aufbewahrungsfrist für primäre Buchhaltungsunterlagen auf 5 Jahre fest, während die Abgabenordnung der Russischen Föderation die Aufbewahrungsfrist auf 4 Jahre begrenzt. Um Strafen nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz (Art. 15.11) zu vermeiden, sollten Sie dennoch die gesetzlich vorgeschriebenen längeren Fristen einhalten. Darüber hinaus gibt es eine Liste, die durch die Verordnung von Rosarkhiv vom 6. Oktober 2000 genehmigt wurde. Danach sollte die Aufbewahrungsfrist nach der Art jedes einzelnen Dokuments festgelegt werden.
Schritt 2
Legen Sie die Aufbewahrungsfristen für die primäre Buchhaltungsdokumentation auf Bestellung fest, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen und der in der Liste festgelegten Vorschriften. Geben Sie in der Bestellung an, ab welchem Zeitpunkt die Speicherdauer berechnet werden soll. Grundsätzlich ist der Beginn der Aufbewahrungsfrist für Dokumente der 1. Januar des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem das Dokument mit Büroarbeiten abgeschlossen wurde. Legen Sie für das Kaufbuch und das Verkaufsbuch den Beginn der Aufbewahrungsfrist ab dem Datum der letzten Eintragung fest (Ziffern 15 und 27 der Regeln, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 2. Dezember 2000 Nr. 914).
Schritt 3
Weisen Sie einen separaten Raum für Buchhaltungsunterlagen zu, der mit feuerfesten Schränken und speziellen Safes ausgestattet sein muss. Safes sind für die Aufbewahrung von Formen der strengen Berichterstattung bestimmt, außerdem können sie Papiere und Dokumente aufbewahren, die als "Geschäftsgeheimnis" gekennzeichnet sind. Legen Sie durch Anordnung das Verfahren für den Zugang zu diesen Tresoren, die vom Hauptbuchhalter autorisierten verantwortlichen Personen sowie das Verfahren für die Ausstellung der Primärdokumentation aus dem Lager fest.
Schritt 4
Für den Fall, dass das Unternehmen groß genug ist und viele Dokumente vorhanden sind, organisieren Sie ein spezielles Archiv. Es sollte verwendet werden, um Papiere zu übertragen, die für die dauerhafte (ewige) und langfristige (über 10 Jahre) Aufbewahrung bestimmt sind. Bewahren Sie alle anderen Buchhaltungsunterlagen mit einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 10 Jahren in einem speziellen Raum bis zur Vernichtung auf.
