Telefongespräche gehören längst zum Geschäftsleben. Mit ihrer Hilfe werden Entscheidungen kommuniziert, Aufgaben entgegengenommen und gemeldet, Termine und Absagen vereinbart. Die Unkenntnis der Etikette von Telefongesprächen kann zum Scheitern vieler Vereinbarungen und zum Misstrauen bei Partnern und Kunden führen.
Anleitung
Schritt 1
Arbeite an deiner Stimme. Nehmen Sie das Gespräch mit einem der Geschäftspartner nach Möglichkeit auf einem Diktiergerät auf und hören Sie zu. Bewerten Sie das Timbre Ihrer Stimme, Sprechgeschwindigkeit, Intonation und Energie. Damit die Stimme angenehmer klingt, sollte die Atmung gleichmäßig sein, die Körperhaltung sollte frei sein. Lächeln Sie beim Sprechen – dieser Trick wird Ihre Stimme wärmer und angenehmer machen. Versuchen Sie, parasitäre Wörter loszuwerden, wenn Sie sie verwenden.
Schritt 2
Bereiten Sie sich auf alle ausgehenden Anrufe vor. Formulieren Sie die Ziele des Gesprächs, die wichtigsten Sätze, die Sie verwenden werden. Halten Sie ein Notizbuch und einen Stift bereit, um sich während des Gesprächs Notizen zu machen. Wenn sie Ihnen antworten, vergessen Sie nicht, Hallo zu sagen, sich vorzustellen und das Unternehmen zu nennen, das Sie vertreten. Machen Sie kurze Pausen, damit die andere Person Ihnen antworten und sich Ihren Namen merken oder aufschreiben kann. Fragen Sie, ob Ihr Abonnent Ihre Fragen beantworten kann. Wenn die Antwort ja lautet, geben Sie bitte den Zweck Ihres Anrufs an.
Schritt 3
Lassen Sie den Gesprächspartner beim Beantworten eines eingehenden Anrufs nicht länger als 3-4 Rufzeichen warten. Sagen Sie auf jeden Fall Hallo und stellen Sie sich vor. Denken Sie beim Telefonieren von allen anderen Aktivitäten und Gesprächen ab. Wenn Sie Zeit brauchen, um die Fragen der anderen Person zu beantworten, schreiben Sie die Kontakte auf und bieten Sie an, sie zurückzurufen, wenn Sie bereit sind. Wenn Sie einen Anruf umleiten müssen, teilen Sie Ihrem Kollegen den Kern der Frage deutlich mit, damit der Anrufer sie nicht wiederholen muss. Bedanken Sie sich am Ende des Gesprächs bei der anderen Person, die Sie kontaktiert hat.
Schritt 4
Die Regeln der Telefonetikette besagen, dass der Teilnehmer, der angerufen hat, als erster auflegt und sich zu verabschieden beginnt. Er ruft auch bei Kommunikationsunterbrechungen zurück. Berücksichtigen Sie bei der Planung eines Telefongesprächs die Zeit: Die Stunde am Anfang und die Stunde am Ende des Arbeitstages, in der der Teilnehmer möglicherweise dringende Angelegenheiten hat, gelten als erfolglos, ebenso wie die Mittagspause.
