Es gibt die Meinung, dass ein Meeting eine spontane Veranstaltung ist. Tatsächlich erfordert diese Form der geschäftlichen Interaktion eine ernsthafte Verwaltungsausbildung.
Thema des Treffens
Der Anlass für das Treffen sollte vom Initiator formuliert werden. In dieser Eigenschaft ist keineswegs immer der wichtigste Teilnehmer des Meetings. Aufgrund der Tatsache, dass Meetings unternehmensintern und unter Einbindung einer Vielzahl von Eingeladenen stattfinden können, ist es wichtig, das Thema so zu definieren, dass es alle für den Dialog benötigten Personen anzieht.
Typischerweise wird die fachliche Formulierung des Themas vom Verwaltungspersonal oder direkt vom Sitzungssekretariat übernommen. Die Tagesordnung der Sitzung ergibt sich aus dem vorgegebenen Thema. Dieses Dokument enthält alle Themen, die zur Diskussion vorgesehen sind. Nach vorheriger Absprache wird jeder Frage ein Redner zugeteilt, dem eine Redezeit ohne Berücksichtigung der Debatte zugeteilt wird. Die Dauer der Aussprache wird in der Tagesordnung gesondert festgelegt.
Für ein besseres Verständnis der Thematik ist es nicht überflüssig, ein Handout zu erstellen, das Kurzreferenzen, Statistiken oder andere Informationen enthält. Die Sekretärin bereitet solche Materialien mit jedem Redner separat vor.
Die letzte Phase der dokumentarischen Vorbereitung ist die Entwicklung von Entscheidungsentwürfen zu jedem Thema. Dieses Dokument stellt die Lösungsvorschläge der Berichterstatter auf der Grundlage der Diskussion dar. Sie nehmen die letzten Sätze der Sprecher auf. Sind die Teilnehmer mit der Option im Beschlussentwurf nicht einverstanden, wird das Dokument vom Sekretär berichtigt.
Eingeladene Personen
Die Tagesordnung bestimmt weitgehend die ungefähre Liste der Personen, die eingeladen werden sollten, die angesprochenen Themen zu behandeln. Ein produktiver Weg besteht also darin, Leute einzuladen, die dem Redner die entgegengesetzte Meinung haben. In diesem Fall dient das Treffen als „runder Tisch“für die Parteien der strittigen Situation.
Die Besprechungsteilnehmer werden auf jede verfügbare Weise informiert - ein Telefonanruf, eine E-Mail oder eine persönliche Einladung. Das gesamte Dokumentenpaket muss vorab allen teilnehmenden Personen ausgehändigt werden, damit diese die Möglichkeit haben, sich vorab mit den Materialien vertraut zu machen.
Besprechung durchführen
An der Sitzung muss ein Sekretär teilnehmen. Seine Aufgabe ist es, im Anschluss an die Diskussion ein Protokoll zu erstellen. Bei der Abfassung des Dokuments kommt es nicht auf die wörtliche Genauigkeit der Aufzeichnung der Diskussion an, sondern auf die Reflexion von Schlüsselreden und konkreten Vorschlägen.
Um mögliche Unstimmigkeiten auszuschließen, ist es besser, den Verlauf der Besprechung auf einem Diktiergerät aufzuzeichnen. Alle Teilnehmer müssen über den Beginn der Aufzeichnung informiert werden.
