Modernes Business lässt sich nicht durch weite Wege aufhalten, es ist nicht mehr auf eine Stadt oder Region beschränkt. Geschäftspartner können sich in einer Nachbarstadt oder auf einem benachbarten Kontinent befinden. Um Vereinbarungen schriftlich zu formalisieren, haben die Partner möglicherweise nicht immer ein persönliches Treffen. Eine solche Kleinigkeit kann jedoch nicht zum Hindernis für die Geschäftsentwicklung werden, denn es ist üblich, Verträge per Post abzuschließen.
Notwendig
- Faxgerät;
- E-Mail;
- Vertragsvorlage;
- Angaben zu den Parteien;
- Umschläge und Briefmarken.
Anleitung
Schritt 1
Um einen Vertrag per Post abschließen zu können, tauschen Sie sich mit einem Geschäftspartner aus. Wenn Sie als Verkäufer tätig sind, fragen Sie Ihre Geschäftspartner nach den Details ihrer Organisation. Der Käufer muss den Geschäftspartnern seine Daten mitteilen. Anforderungen auf den Briefkopf der Organisation können per Fax oder E-Mail übermittelt werden. Sie können sie auch per Telefon diktieren, was jedoch nicht sehr praktisch ist.
Schritt 2
Normalerweise verfügt der Verkäufer einer Dienstleistung oder eines Produkts über eine Vorlage für einen Standardvertrag. Senden Sie diesen Vertragsentwurf per E-Mail zur Überprüfung an Ihre Geschäftspartner. Verwenden Sie kein Fax, wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Partner unleserliche Texte erhält.
Schritt 3
Der Käufer muss den Vertragsentwurf prüfen und genehmigen, wenn ihm alle Vertragsklauseln zusagen. Im Falle der Nichtübereinstimmung mit bestimmten Vertragsklauseln muss der Käufer dem Verkäufer mündlich oder schriftlich seinen Widerspruch erklären.
Schritt 4
Wenn alles in Ordnung ist, tragen Sie die Daten der Parteien in den Vertrag ein, drucken Sie ihn in zweifacher Ausfertigung aus, unterschreiben Sie eine bevollmächtigte Person des Verkäufers und faxen Sie ihn an den Käufer. Der Käufer muss eine Faksimilekopie des Vertrags (vom Verkäufer unterschrieben) unterschreiben. Der unterschriebene Vertrag muss vom Käufer an den Verkäufer gefaxt werden.
Schritt 5
Wenn der Käufer mit bestimmten Bedingungen nicht einverstanden ist, ändert sich das Verfahren für den Vertragsabschluss per Post geringfügig. Will der Verkäufer auf Drängen des Käufers die Vertragsbedingungen nicht ändern, so kommt der Vertrag mit einem Protokoll der Unstimmigkeiten zustande. In diesem Fall muss der Käufer, nachdem er vom Verkäufer eine Kopie des von einer bevollmächtigten Person unterzeichneten Vertrages per Fax erhalten hat, ein Protokoll der Meinungsverschiedenheiten erstellen.
Schritt 6
Nach Erstellung und Unterzeichnung des Konfliktprotokolls muss der Käufer dieses an den Verkäufer faxen. Der Verkäufer muss nach Unterzeichnung einer Kopie des Protokolls der Meinungsverschiedenheiten (vom Käufer unterschrieben) diese Kopie per Fax an den Käufer senden. Im Gegenzug muss der Käufer den unterzeichneten Vertrag faxen. Ab diesem Zeitpunkt gilt der Vertrag mit dem Protokoll der Meinungsverschiedenheiten als geschlossen, das sein wesentlicher Bestandteil ist.
Schritt 7
Wenn der Verkäufer mit dem Streitbeilegungsprotokoll nicht einverstanden ist, muss er ein Streitbeilegungsprotokoll erstellen. Der Austausch von Protokollen folgt dem gleichen Algorithmus.
Schritt 8
Nach einer Einigung in allen Fragen müssen die Partner nach dem Austausch der unterzeichneten Faksimile-Kopien die Originale der Dokumente per Post austauschen. Wenn Sie Verkäufer sind, senden Sie bitte zwei Kopien des von Ihrer Seite unterschriebenen Vertrags per Post zu. Als Käufer faxen Sie bitte zwei Kopien des Widerspruchsprotokolls, das von Ihrer benannten Person unterzeichnet wurde. Nachdem Sie die Dokumente erhalten haben, unterschreiben Sie diese, behalten Sie eine Kopie bei sich und senden Sie die andere per Post an Ihren Partner.
