Etikette ist ein facettenreicher Begriff, es gibt Verhaltensregeln in der Gesellschaft, am Tisch oder auf öffentlichen Plätzen. Es gibt auch so etwas wie die Geschäftsetikette, insbesondere die Geschäftsetikette. Die Reputation des Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Korrespondenz mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern geführt wird.
Allgemeine Regeln der Geschäftskorrespondenz
Schriftliche Rede unterscheidet sich stark von mündlicher, insbesondere geschäftlicher Korrespondenz. Moderne Realitäten sind so, dass das Schreiben zunehmend als E-Mail-Nachricht statt als Nachricht auf Papier verstanden wird.
Wenn es um Geschäftsverhandlungen mit Partnern geht, über Nachrichten zu geschäftlichen Momenten, ist E-Mail die beste Option für die Übermittlung von Informationen. Das Schreiben von Einladungs-, Dankes- oder Glückwunschschreiben erfolgt jedoch auf Papier.
Es wird als bewährte Praxis angesehen, hochwertiges Papier und vorzugsweise Briefpapier mit dem Logo der Organisation zu verwenden. Wichtige Briefe oder Einladungen zu besonderen Anlässen überbringen Sie besser per Kurier oder Einschreiben. Die Botschaft auf schönem, hochwertigem Papier sieht solide aus und hebt das Rating des Unternehmens.
In der Geschäftskorrespondenz sind Korrektheit, Alphabetisierung und Genauigkeit der Nachricht wichtig. Übermäßige Emotionalität, Vertrautheit, anstößige Bemerkungen sowie Länge und Mehrdeutigkeit der Präsentation sind nicht erlaubt.
Es ist wichtig, den Text zu strukturieren, Akzente und Satzzeichen richtig zu setzen, damit der Empfänger genau weiß, worum es in dem Brief geht.
Was den Kommunikationsstil angeht, ist es besser, auffällige Phrasen, komplexe mehrstufige Sätze und unnötige Wörter zu vermeiden. Die Fülle an Berufsklischees in der Geschäftskorrespondenz ist zulässig.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit können Sie dem Text Diagramme, Diagramme oder Tabellen hinzufügen.
Es ist inakzeptabel, Emoticons und Bilder in der Geschäftskorrespondenz zu verwenden. Überprüfen Sie den Text vor dem Senden auf Fehler und Tippfehler.
Regeln für die Gestaltung von Geschäftsbriefen
Ein gut geschriebener Geschäftsbrief muss eine klare Struktur haben. Es gibt keinen einheitlichen Standard, aber allgemeine Gestaltungsregeln.
Ein Geschäftsbrief besteht aus Kopfzeile, Grußwort, Inhalt (Grundlage), Verabschiedung, Unterschrift und Angaben zum Absender.
Der „Kopf“des Anschreibens enthält in der Regel den Namen der Organisation, das Logo, die Anschrift und Ansprechpartner für die Kommunikation (Telefon, E-Mail, Fax).
Auch die Art der Tätigkeit des Unternehmens und die Namen der Manager können in der Kopfzeile angegeben werden.
Die Kappe wird meistens in der Mitte des Blattes gedruckt, manchmal darf sie sich in der oberen Ecke befinden.
Ein seriöses Unternehmen sollte einen eigenen Briefkopf haben. Auch E-Mails sollten Formulare haben, dies gibt der Organisation Solidität.
Im Begrüßungsteil können Sie "Guten Tag" oder "Hallo" schreiben, wenn die Nachricht keinen streng zwischenmenschlichen Charakter hat. In einem klaren Geschäftsbrief, einer Mitteilung oder einer anderen Geschäftsdokumentation ist es angemessener, den Adressaten sofort mit Namen und Vatersnamen anzusprechen.
Das Wichtigste in der Geschäftskorrespondenz ist der Hauptinhalt des Briefes - die Grundlage.
Dieser Teil hat die höchste Informationslast, darin wird der Zweck der Berufung offenbart.
Es kann mehrere Gründe für eine Kontaktaufnahme geben, die Darstellung jedes Aspekts sollte mit einem eigenen Absatz beginnen. Die Strukturierung des Hauptteils des Schreibens ist notwendig, um Themen zu differenzieren und die Informationen besser zu verstehen.
Beispiele für Absätze sind die folgenden Formulierungen: „wir bitten Sie“, „informieren“, „gegen Entgelt anbieten“und andere.
Es sei daran erinnert, dass es auch innerhalb der Aspekte eine Struktur gibt.
Der Absender eines Geschäftsbriefes muss die Relevanz der Anfrage begründen, den wesentlichen Inhalt offenlegen und das erwartete Ergebnis im Falle einer positiven Antwort beschreiben.
Direkte Redeformeln werden in Geschäftsbriefen selten verwendet. Der Hauptzweck des letzten Satzes besteht darin, dem Adressaten Respekt und die übliche Hommage an die Höflichkeit auszudrücken. Beispiele für Schlusssätze: "beste Grüße", "beste Grüße", "danke im Voraus für Ihre Antwort" und andere.
Am Ende des Schreibens muss eine persönliche Unterschrift stehen. In der Regel werden Nachname, Initialen und Position des Absenders sowie Kontakttelefonnummern angegeben.
Große Unternehmen verwenden elektronische Signaturen. Dies ist eine spezielle Datei mit einer Textsignatur, die automatisch am Ende jedes Buchstabens angebracht wird. Eine elektronische Signatur sollte fünf bis sechs Zeilen und siebzig Zeichen nicht überschreiten.
Diese Gestaltungsstruktur gilt auch für Werbebriefe, Anschreiben und Dankesschreiben sowie für Mitteilungen, Erklärungen, Ansprüche und Warnungen.
Beim Senden einer großen Menge an Informationen wird eine kurze Unterstützung in den Briefkörper geschrieben und das Hauptpaket als separater Anhang erstellt. Wenn der Anhang viel „wiegt“, sollten Sie den Empfänger im Anschreiben im Nachsatz darauf hinweisen.
Auf einen Geschäftsbrief antworten
Nach den Regeln der Geschäftsetikette sollte sich die Beantwortung eines Briefes nicht länger als zwei bis drei Tage verzögern. Wenn aus objektiven Gründen ein längerer Zeitraum für eine Antwort erforderlich ist, informieren Sie den Absender darüber, dies gilt als gute Form und erhöht die Glaubwürdigkeit des Unternehmens.
Denken Sie an die Hauptsache - Sie müssen alle geschäftlichen E-Mails beantworten, mit Ausnahme von offensichtlichem Spam.
Bei der Beantwortung von Geschäftsbriefen werden häufig Standard-Sprachformeln verwendet:
- "Wir bedauern es, sie darüber zu informieren …";
- "Danke für …";
- "Wir laden Sie gerne ein …";
- "Wir erinnern Sie daran …";
- "In Übereinstimmung mit Ihrer Anfrage informieren wir …" und andere.
Der Einfachheit halber können Sie eine separate Datei mit ähnlichen Sprachmustern erstellen. Wenn Sie sich den Rohlingen zuwenden, werden Sie das Schreiben von Geschäftsbriefen erheblich erleichtern und beschleunigen.
Wenn der Brief wichtig ist und Sie sicher sein müssen, dass er dem Empfänger zugestellt wurde, bestellen Sie die Zustellung per Kurier oder stellen Sie einen eingeschriebenen Brief (russische Post) aus. E-Mails verfügen über eine Funktion "Benachrichtigung erhalten", die Ihnen automatisch eine Bestätigung sendet, dass Ihre Nachricht angezeigt wurde.
Kommt der Brief laut Etikette nicht beantwortet, können Sie zusätzlich anrufen, um die Situation mit der Korrespondenz zu klären.
Arten der Geschäftskorrespondenz
Zunächst gibt es zwei Arten von Geschäftskorrespondenz: interne und externe. Externe Korrespondenz ist Korrespondenz an einen Drittempfänger, während interne Korrespondenz innerhalb einer Firma verwendet wird.
Geschäftsbriefe werden je nach Verwendungszweck unterteilt in: Bewerbungen, Newsletter, Anzeigen, Anfragen, Empfehlungen, Vorschläge, Erinnerungen, Reklamationen, Einladungen und andere.
Brief - Eine Nachricht enthält Informationen, die der Adressat benötigt, um Aufgaben im Rahmen einer gemeinsamen Sache zu erfüllen. Diese Informationen sind sowohl für den Empfänger als auch für den Absender relevant und wichtig.
Bewerbung - eine Art von Geschäftskorrespondenz, bei der eine Anfrage gesendet wird, um Informationen oder Dienstleistungen zu erhalten. Zum Beispiel ein Antrag auf Teilnahme an einer Veranstaltung.
Anfrage – eine schriftliche Anfrage, um Informationen von Interesse zu erhalten. Der Antrag kann formell und verbindlich sein.
In einem Angebotsschreiben werden in der Regel Kooperationen oder spezifische Dienstleistungen und kommerzielle Angebote angeboten. Typischerweise werden solche Briefe an mehrere Adressen gleichzeitig gesendet, Massenmails können verwendet werden.
Einladung - ein individuelles Einladungsschreiben zu einem Meeting oder einer Galaveranstaltung. Bei der Gestaltung dieser Korrespondenz ist die Verwendung von speziellen Urlaubsformularen oder Postkarten erlaubt. Die Hauptsache ist, den Namen der Veranstaltung, die Adresse, die Uhrzeit und den Ort des Treffens klar zu buchstabieren.
Ein Erinnerungsschreiben ist eine Nachricht über die Erfüllung von Verpflichtungen: Schuldentilgung, Erstellung eines Berichts, Erinnerung an eine Sitzung und andere.
Wenn eine der Parteien die vertraglichen Bedingungen nicht erfüllt oder die Vereinbarung verletzt hat, kann der Geschädigte eine Klage einreichen. Eine Besonderheit des Schreibens – Ansprüche – ist das Vorhandensein einer detaillierten Beschreibung der verletzten Bedingungen, Informationen zur Schadensfeststellung, Schadenersatzansprüche oder Beseitigung der festgestellten Verletzung. Oft wird diese Korrespondenz durch Kopien von Dokumenten, Fotos und Abnahmebescheinigungen ergänzt.
In Empfehlungsschreiben wird ein Dritter oder ein Unternehmen bewertet und deren Eigenschaften angegeben. Solche Meldungen sind am häufigsten bei der Bewerbung um eine neue Stelle.
Funktionen von geschäftlicher E-Mail
Da ein Großteil der Geschäftsbriefe heute per E-Mail versendet wird, formulieren die Regeln der Geschäftsetikette auch Anforderungen an die elektronische Geschäftskommunikation.
Lesen Sie die Adresse des Absenders sorgfältig durch. Sie sollten durch Nachrichten mit ähnlichen Mailbox-Adressen gewarnt werden: "cupercat" oder "mini - bikini". Nachrichten von solchen Adressen können neben regulärem Spam auch Viren enthalten.
Halten Sie Ihre Betreffzeile immer kurz und auf den Punkt.
Die Etikette ermöglicht es, die ursprüngliche Nachricht zu zitieren, damit der Empfänger sofort versteht, worum es geht.
Es ist erlaubt, zusätzliche Materialien im Anhang anzubringen.
Die Kenntnis und Anwendung der Regeln der Etikette in der Geschäftskommunikation hilft dem Versender, sich einen guten Ruf zu verdienen und neue Partner zu gewinnen.
