Richtig organisierte Büroarbeit in einer Organisation oder einem Unternehmen ermöglicht es Ihnen, Dokumente in Ordnung zu halten und deren Bewegung jederzeit zu kontrollieren. Bezieht sich die Tätigkeit Ihres Unternehmens auf den Abschluss von Verträgen, führen Sie ein entsprechendes Buch über deren Buchführung. Ein gut gestaltetes Magazin ermöglicht es, die Details von Dokumenten und deren Chronologie festzuhalten.
Notwendig
- - ein Journal zur Aufzeichnung der Dokumentation;
- - aufzuzeichnende Materialien;
- - Füllfederhalter;
- - Bleistift;
- - Schere;
- - Herrscher;
- - Papier;
- - Fäden;
- - Nadel;
- - Kleber.
Anleitung
Schritt 1
Finden Sie ein bequemes Formular, um ein Fahrtenbuch zu führen. Gehen Sie dabei von den dringenden Bedürfnissen der Organisation und den Besonderheiten der Büroarbeit aus. In letzter Zeit haben sich elektronische Formen der Dokumentationsabrechnung verbreitet, aber sie sind nicht immer bequem, um Manager damit vertraut zu machen. Im einfachsten Fall können Sie ein Buchhaltungsjournal in einem handelsüblichen Großformat-Notizbuch erstellen.
Schritt 2
Nummerieren Sie die Seiten des Magazins, indem Sie unten oder oben auf jedem Blatt fortlaufende Nummern anbringen. Nähen Sie den gesamten Seitenblock mit starkem Faden und führen Sie die Enden über die letzte Seite des Magazins hinaus. Schreiben Sie auf ein kleines Blatt Papier, wie viele Blätter das Buch enthält. Kleben Sie dieses Etikett auf die letzte Seite in Folge und führen Sie die Fadenenden darunter, die zu einem Knoten gebunden sind. Wenn der Kleber getrocknet ist, bringen Sie hier das Siegel für die Dokumente und die Unterschrift des Herausgebers der Zeitschrift an.
Schritt 3
Beginnen Sie mit der Gestaltung Ihrer Titelseite. Schreiben Sie den Namen des Journals auf die Vorderseite des Journals, zum Beispiel „Vertragsjournal“. Fügen Sie in der Beschreibung den Namen der Organisation (Firma) und ihre wichtigsten Details ein. Lassen Sie zwei Zeilen für das Start- und Enddatum des Journals frei. All diese Informationen können nicht von Hand eingegeben, sondern auf einem Drucker vorgedruckt und dann ordentlich auf das Cover des Magazins geklebt werden.
Schritt 4
Teilen Sie die Arbeitsseiten des Journals in so viele Spalten auf, wie es für eine vollständige Beschreibung der zu erfassenden Dokumente erforderlich ist. Achten Sie darauf, Spalten für die Seriennummer, das Eingangsdatum des Dokuments, den Vertragsabschluss, die Freigabe der Bestellung usw. bereitzustellen. Lassen Sie eine separate Spalte für eine kurze Beschreibung des Wesens des Dokuments und seines Hauptinhalts. Geben Sie auch einen Ort für die Unterschrift der Person an, die das Dokument zur Ausführung erhalten hat.
Schritt 5
Melden Sie die Zeitschrift ggf. bei der Geschäftsstelle (Sekretariat) an und weisen Sie ihr die entsprechende Nummer und weitere Angaben zu. Nach dem Registrierungsverfahren kann das Buchungsjournal für seinen vorgesehenen Zweck verwendet werden.
