Wichtige Entscheidungen, die bei einer Sitzung, Sitzung oder Sitzung getroffen werden, sollten im Protokoll festgehalten werden, damit sie zur Ausführung getroffen werden können. Dazu ist es zunächst erforderlich, das Protokoll korrekt zu erstellen und dabei sowohl der Form als auch dem Inhalt des Dokuments große Aufmerksamkeit zu schenken. Trotz des Fehlens einer einzigen Form gibt es hier einige Besonderheiten.
Anweisungen
Schritt 1
Bereiten Sie A4-Blätter oder Firmenbriefpapier (für interne Dokumente) vor. Dies erspart Ihnen die manuelle Eingabe vollständiger Daten (Name der Organisation, Adresse usw.). Schreiben Sie in die obere Mitte des Blattes sofort den Namen "Protokoll" und beschreiben Sie darunter in kleinerer Schrift kurz die Essenz - das Hauptthema des Treffens. Geben Sie Datum und Ort der Veranstaltung an. Beginnen Sie nun mit dem Ausfüllen des obligatorischen Einführungsteils, der die Auflistung der Sitzungsteilnehmer betrifft, die direkt an allgemeinen Entscheidungen beteiligt sind.
Schritt 2
Schreiben Sie zu Beginn den Nachnamen, den Vornamen, das Patronym und die Position des Leiters (Vorsitzender der Versammlung). Nennen Sie im gleichen Format die Details des Sekretärs, der das Sitzungsprotokoll erstellt. Listen Sie außerdem im Abschnitt "Teilnehmer" alle Teilnehmer auf (vollständiger Name, Position). Bei einer großen Anzahl von Teilnehmern, deren Liste nicht auf die Seite passt, geben Sie die Gesamtzahl an und fügen Sie die vollständige Liste in einem separaten Dokument bei. Vergessen Sie nicht, am Ende des Protokolls im Abschnitt "Anhang" einen Link darauf zu setzen. Platzieren Sie den Abschnitt „Agenda“als nächsten Block in den Minuten. Listen Sie hier in einer nummerierten Liste alle Themen für dieses Meeting auf.
Schritt 3
Füllen Sie den Inhalt des Protokolls streng nach der in der Tagesordnung festgelegten Reihenfolge aus. Jeder der Absätze sollte drei Abschnitte enthalten. Geben Sie in der ersten ("Listened") die Texte der Berichte an und geben Sie unbedingt die Namen und Initialen sowie die Positionen der Sprecher an. Geben Sie im Abschnitt „Referenten“in einem ähnlichen Format andere Teilnehmer der Sitzung an, die während der Diskussion das Wort ergriffen haben. Listen Sie im nächsten Abschnitt mit der Überschrift „Entschieden“die Entscheidungen auf, die während der Anhörung getroffen wurden, und geben Sie die Anzahl der abgegebenen Stimmen „dagegen“, „dafür“oder „enthaltungen“an. Platzieren Sie als nächstes die Unterschriften des Versammlungsleiters und des Sekretärs.
