Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit auf Dienstreisen. Es scheint, dass nichts Kompliziertes - nur der Mitarbeiter hat eine Aufgabe übernommen und ist davon zurückgekehrt. Aber selbst ein so einfaches Ereignis erfordert einen ziemlich umfangreichen Dokumentationsprozess.
Notwendig
- - Reisezertifikat
- - Dienstauftrag
- - Dienstreiseauftrag
- - Vorabbericht
- - Bericht über die durchgeführten Arbeiten
Anweisungen
Schritt 1
Vervollständigen Sie einen Arbeitsauftrag für den Mitarbeiter, in dem der Zweck und der Zeitpunkt der Reise des Mitarbeiters aufgeführt sind. In der Regel wird eine solche Aufgabe vom Leiter der Struktureinheit erstellt, in der der Mitarbeiter auf Dienstreise arbeitet. Dann unterschreiben Sie diesen Arbeitsauftrag mit dem Leiter des Unternehmens, da dieser die spätere Entscheidung über die Zweckmäßigkeit dieser Geschäftsreise trifft.
Schritt 2
Bereiten Sie einen Mitarbeiterreiseauftrag vor. Eine solche Anordnung wird in der Regel vom Leiter des Unternehmens aufgrund eines vom Leiter der Struktureinheit vorgelegten Arbeitsauftrags erteilt. Machen Sie den auf Dienstreise gehenden Mitarbeiter mit dieser Anordnung gegen Unterschrift vertraut.
Schritt 3
Ausstellen einer Dienstreisebescheinigung für den Mitarbeiter auf Grundlage des Dienstreiseauftrags. Diese Bescheinigung gibt den Zeitpunkt der Ankunft des Arbeitnehmers am Bestimmungsort und den Zeitpunkt seiner Abreise von dort an. Nach diesen Noten wird nach der Rückkehr des Arbeitnehmers seine tatsächlich auf eine Dienstreise verbrachte Zeit berechnet und die Fahrtkostenpauschale berechnet.
Schritt 4
Geben Sie dem Mitarbeiter einen Reisekostenvorschuss. Zu diesen Auslagen gehören die Zahlung von Tagegeldern, Fahrtkosten, Miete einer Unterkunft usw. Die täglichen Auslagen werden dem Arbeitnehmer für jeden Tag seiner Dienstreise sowie für alle Tage, die er auf der Reise verbringt, gezahlt. Wird ein Arbeitnehmer auf eine Dienstreise im Inland entsandt, wird ein solcher Vorschuss in Landeswährung, im Ausland in der Währung des Reiselandes gezahlt.
Schritt 5
Erstellen Sie einen Bericht über die geleistete Arbeit, basierend auf den Ergebnissen der Rückkehr des Mitarbeiters von einer Geschäftsreise. Dieser Bericht zeigt den Arbeitsaufwand des Mitarbeiters während der Reise sowie die tatsächlichen Aufwendungen für die Reise einschließlich Tagegeld. Einem solchen Bericht sind die Originaldokumente beigefügt, wie zum Beispiel: Fahrkarten für die Reise, Quittungen für die Zahlung des Hotels usw. Dann werden die Kosten im Vergleich zu den Beträgen, die dem Arbeitnehmer in Form eines Vorschusses ausgezahlt werden, neu berechnet: Überschüsse werden abgezogen oder zu viel ausgegeben. Der Arbeitnehmer muss sich mit den Daten des Berichts über die gegen Unterschrift geleisteten Arbeiten vertraut machen.
