Die Tagesordnung ist das Gerüst eines Meetings oder Meetings. Darin werden die Hauptdiskussionsthemen und die Hauptdiskussionsbereiche festgelegt. Sie legt den Ablauf der Sitzung fest, lenkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf ein professionelles Gespräch, lässt die Diskussion nicht zu einem chaotischen Meinungsaustausch ausarten.
Anleitung
Schritt 1
Beginnen Sie mit der Vorbereitung der Tagesordnung, sobald das Management Datum und Thema der Sitzung festgelegt hat. Direkt auf den Fersen wird es Ihnen leichter fallen, seine Punkte zu formulieren. Darüber hinaus haben Sie genügend Zeit, um die erste Option zu korrigieren, wenn der Manager Änderungen vornehmen möchte.
Schritt 2
Heben Sie die Haupt- und Nebenaspekte des Besprechungsthemas hervor. Überladen Sie die Tagesordnung nicht mit kleinen Problemen, die routinemäßig gelöst werden können. Die beste Option besteht darin, 1-2 wichtige Punkte einzubeziehen, an deren Diskussion die Mehrheit des Teams interessiert ist, und Zeit für die schnelle Lösung weniger wichtiger Probleme zu lassen, einschließlich derer, die während des Meetings aufgetreten sind.
Schritt 3
Formulieren Sie die Tagesordnungspunkte. Vermeiden Sie mehrdeutige oder mehrdeutige Sätze. Formulieren Sie die Tagesordnungspunkte so konkret wie möglich. Nachdem er sie gelesen hat, sollte der Sitzungsteilnehmer das Wesen des Problems und den Zweck seiner Diskussion leicht verstehen. Bei Schwierigkeiten wenden Sie sich an einen Spezialisten, der zu diesem Thema einen Impulsvortrag hält.
Schritt 4
Jedes Item sollte mit der Präposition „about“oder „about“beginnen: „Auf Initiative des Vertriebs einen Aufräumtag abzuhalten“oder „Zur Neuverteilung der Funktionen zwischen Marketingabteilung und Pressedienst“usw. Wenn ein Regulierungsdokument zur Diskussion gestellt wird, kann die Klausel wie folgt klingen: "Über die Genehmigung der Satzung des Unternehmens" oder "Über Änderungen der Stellenbeschreibungen des Personals des Sekretariats" usw. Bei informativen Fragen, die keiner Diskussion bedürfen, geben Sie bitte eine entsprechende Erklärung in Klammern oder getrennt durch einen Doppelpunkt an. Zum Beispiel "Zu vielversprechenden Bereichen des Buchverlegens: Bericht des stellvertretenden Generaldirektors über eine Geschäftsreise zum Seminar."
Schritt 5
Strukturieren Sie Ihre Agenda. In der Praxis gibt es zwei Möglichkeiten, Fragen zu ordnen: von am wichtigsten zu weniger wichtig und von geringfügig zu signifikant. Jede Option hat ihre positiven Aspekte. Im ersten Fall werden die Hauptthemen zu Beginn der Sitzung erörtert. Mitarbeiter sind aktiver, Müdigkeit macht ihnen noch nichts aus. Aber die Diskussion über die erste Frage kann sich hinziehen, es bleibt keine Zeit für die Lösung kleinerer, aber wichtiger Probleme. Beginnt das Meeting mit weniger wichtigen Punkten, schließen sich die Mitarbeiter nach und nach dem Rhythmus an und sind bis zur Bekanntgabe des Hauptthemas voll auf einen konstruktiven Dialog vorbereitet.
Schritt 6
Drucken Sie die Tagesordnung entsprechend den bürokratischen Anforderungen Ihrer Organisation aus. Geben Sie zusätzlich zu den eigentlichen Diskussionsfragen Datum, Uhrzeit, Ort des Treffens, Hauptredner, Teilnehmer und eingeladene Experten an. Genehmigen Sie das Dokument mit dem Leiter der Organisation. Die Original-Tagesordnung fügen Sie später dem Sitzungsprotokoll bei. Erstellen Sie auf der Grundlage der genehmigten Agenda einen Newsletter oder Ankündigungen für Mitarbeiter.
