Manchmal fragen sich Menschen, die Briefe für die geschäftliche Kommunikation verwenden, ob es möglich ist, die Entscheidung des Adressaten in irgendeiner Weise zu beeinflussen. Manche Leute denken, dies sei unmöglich; andere beantworten die Frage bejahend. Wer hat Recht? Geschäftskorrespondenz ist eine sehr heikle Aufgabe. Nach dem Ausfüllen des Schreibens müssen Sie dem Adressaten Respekt entgegenbringen, korrekt und unaufdringlich sein! Sie können eine Person durch Papier beeinflussen, aber dafür müssen Sie einige Regeln beachten.
Psychologische Kontaktaufnahme
Der psychologische Kontakt in der Geschäftskorrespondenz ist sehr wichtig, denn ohne ihn ist eine Zusammenarbeit fast unmöglich. Achten Sie darauf, den Adressaten mit dem Wort „Sehr geehrter“anzusprechen. Kürzen Sie niemals Wörter in einer Kopfzeile ab. Das heißt, wenn Sie die Person nicht gut kennen, können Sie sich wie folgt bewerben "Sehr geehrter Herr Petrov", und nicht "Uv. Herr Petrow".
Wenn Sie zuvor eine Person kennengelernt und über einige Themen gesprochen haben, die sich auf Ihre Arbeit beziehen, verwenden Sie diese Tatsache unbedingt in der Einleitung. Wenn Sie den Adressaten nicht kennen, erkundigen Sie sich nach seinem Unternehmen.
Ein Beispiel für eine Einführung.
1. Lieber Petr Petrowitsch! Bei einem Geschäftstreffen, das am 12. Oktober dieses Jahres im Restaurant Angara stattfand, diskutierten wir das Thema Kleinunternehmer-Investitionen.
2. Sehr geehrter Herr Petrov! Wir haben erfahren, dass Ihr Unternehmen in der Region Irkutsk führend in der Herstellung von Bandsägen ist. Unser Unternehmen beschäftigt sich mit der Herstellung von Sägewerken. Wir möchten in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten.
Wenn Sie feststellen, dass der Leiter der Organisation sehr um seinen Ruf besorgt ist und Partner sucht, können Sie ihn um Rat fragen. Eine solche Person wird gerne helfen, da Sie den Ruf des Unternehmens beeinflussen können. Es ist sehr praktisch, mit einer solchen Organisation zusammenzuarbeiten, da der Manager versuchen wird, alle Vertragsbedingungen zu erfüllen, um keine negativen Bewertungen zu erhalten.
Argumente und Fakten finden
Um einen Kunden davon zu überzeugen, dass Sie Recht haben, müssen Sie Argumente finden. Sie sind mittelstark, stark und am stärksten. Psychologen raten, beim Verfassen eines Briefes die folgende Reihenfolge einzuhalten: stark - mittel - am stärksten.
Zu den starken zählen die folgenden Argumente:
- In der Präsentation werden die neuesten Entwicklungen in der Ausrüstung zur Herstellung von Bandsägen vorgestellt.
- Der Preis der angebotenen Ausrüstung wird 30% unter dem Marktpreis liegen.
Zu den durchschnittlichen Fakten gehören:
- Die Teilnehmer der Präsentation haben die Möglichkeit, die neuen Geräte in Aktion zu sehen und sich zur Bedienung der Geräte beraten zu lassen.
- Die Garantie für die angebotenen Geräte erhöht sich um 2 Jahre.
Zu den starken zählen die folgenden Argumente:
- Am Ende der Präsentation findet eine Aktion statt, bei der die Teilnehmer beim Kauf von Ausrüstung eine zweite völlig kostenlos erhalten.
Das Problem des Adressaten finden
Bevor Sie etwas vorschlagen, versuchen Sie, einen Grund zu finden, der den Leser dazu veranlassen könnte, Ihre Dienste zu nutzen oder ein Produkt von Ihnen zu kaufen. Sie bieten beispielsweise einen Frachtservice an. Studieren Sie die Arbeit des Adressaten sorgfältig und identifizieren Sie seine Unzufriedenheit. Dazu können Sie einen "Spion" senden. Sie können auch herausfinden, welches Unternehmen er nutzt. Finden Sie dann die negativen Aspekte der Organisation, die den Transport durchführt. Versuchen Sie, ein Problem zu identifizieren, das bei der Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter auftreten kann.
Wenn Sie Geräte anbieten, die besser sind als die des Empfängers, schreiben Sie dies unbedingt in den Brief und weisen Sie darauf hin, dass mit Ihren Geräten das Produktionsvolumen dramatisch ansteigen wird.
Gedanken formulieren
Versuchen Sie, Ihre Gedanken richtig zu formulieren. Psychologen raten beispielsweise davon ab, die Partikel „nicht“und „noch“in der Geschäftskorrespondenz zu verwenden.
Beispiel.
Falscher Satz: Am 12. Oktober würde es Ihnen nicht schaden, unsere Ausstellung zu besuchen.
Richtiger Satz: Am 12. Oktober freuen wir uns, Sie auf unserer Messe begrüßen zu dürfen.
Briefgestaltung
Die Einstellung des Adressaten zu Ihrem Unternehmen hängt von der Gestaltung der ausgehenden Korrespondenz ab. Geschäftskorrespondenz beinhaltet die Verwendung von Firmenbriefköpfen. Sie sollten nicht mit Schriftart und -größe experimentieren, es ist besser, sich für Standards zu entscheiden, d.
