Viele Organisationen haben strenge Anforderungen an die Organisation von Dokumenten und die Erstellung von Archiven. Es ist notwendig, die Sicherheit der Koffer zu gewährleisten und sie vor neugierigen Blicken zu isolieren. Jeder Angestellte des Unternehmens muss in der Lage sein, Dateien zu flashen, und zwar sorgfältig und äußerst genau.
Notwendig
- - Arbeitsbeschreibung
- - Schreibahle oder Buchbindemaschine
- - Bindfaden oder starker Faden
- - Nähnadel
- - Schreibwarenkleber
- - Weißes Papier
- - Schere
- - Lineal
- - Griff
- - Versiegeln (ggf. Siegelwachs)
Anleitung
Schritt 1
Sie müssen Fälle gemäß Ihrer Stellenbeschreibung flashen. In jedem Fall wird diese Arbeit in allen Unternehmen nach allgemeinen Grundsätzen durchgeführt. Zuerst müssen Sie jedes Dokument der Reihe nach nummerieren. Denken Sie daran, alle Büroklammern, Metallklammern und Sicherheitsnadeln von den Papieren zu entfernen.
Schritt 2
Beginnen Sie mit dem Nähen der Hülle, damit die Blätter anschließend frei gelesen werden können. Machen Sie dazu mit einer Schreibahle vier vertikale Löcher in der Mitte des linken Rands der Dokumente. Der Abstand zwischen den Löchern muss mindestens drei Zentimeter betragen. Es ist praktisch, ein spezielles Desktop-Gerät zum Heften und Binden von A-4-Dokumenten zu verwenden. Mit seiner Hilfe ist es nicht schwierig, die erforderlichen Ordner zu erstellen - es kann sofort einen bis zu 10 cm dicken Papierstapel durchbohren.
Schritt 3
Verwenden Sie eine spezielle Nähnadel zum Schnüren von Dokumenten sowie Bankgarn oder starke Nylonfäden. Als letzten Ausweg können Sie gewöhnliche Fäden mehrmals falten. Normalerweise werden Dokumente zweimal hintereinander geheftet, damit die Blätter sicherer befestigt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn der Fall für ein ewiges Archiv vorbereitet wird.
Schritt 4
Lassen Sie die losen Enden etwa 6 cm am Faden oder Garn, sie müssen durch das mittlere Loch auf der linken Seite des letzten Dokuments gezogen und zu einem Knoten zusammengebunden werden.
Schritt 5
Kleben Sie den Knoten und die Enden der Fäden mit einem Kreis (ca. 4 cm Durchmesser) oder einem Quadrat (4 x 5 cm) mit Bürokleber zusammen. Die Figur muss aus dickem weißem Papier ausgeschnitten werden.
Schritt 6
Platzieren Sie das Siegel so, dass es das Papieretikett teilweise überlappt und eine Kante das letzte Blatt des gehefteten Kartons überlappt. Sie können diese Stelle auch mit Siegellack füllen.
Schritt 7
Warten Sie, bis der Kleber vollständig getrocknet ist. Geben Sie dann direkt unter dem Siegel die Anzahl der Blätter in der Akte an und setzen Sie die Unterschrift des Beamten. Fügen Sie ein Bestätigungsschreiben hinzu und geben Sie das Datum der Bestätigung an. Es werden auch Kopien von Dokumenten aus mehreren Blättern abgelegt, wobei ein Stempel mit Unterschrift, Datum und der Aufschrift "Kopie ist korrekt" angebracht werden muss.
Schritt 8
Binden Sie den Koffer für die Zwischenlagerung zu einem Taschenbuch und die Unterlagen für das Dauerarchiv zu einem Hardcover. Geben Sie die Fristen auf dem genähten Etui an.
