In einigen Organisationen gibt es Zeiten, in denen der Hauptbuchhalter aus irgendeinem Grund ausscheidet. Dann stellt der Manager einen neuen ein. Selbstverständlich muss ein neuer Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn die Unterlagen entgegennehmen. Die Reihenfolge dieses Verfahrens ist nirgendwo festgelegt, dennoch ist Vorsicht geboten. Wie können Sie die Dokumentation annehmen, ohne sich selbst zu schaden?
Anleitung
Schritt 1
Zunächst müssen Sie sich darüber informieren, wer die Dokumente aushändigt. Es gibt Fälle, in denen der Hauptbuchhalter nicht mehr am Arbeitsplatz ist, dann muss alles vom Leiter oder dem stellvertretenden Hauptbuchhalter übernommen werden. Bei Abwesenheit eines zuvor arbeitenden Mitarbeiters haben Sie das Recht, die Abnahmebescheinigung nicht zu unterschreiben. Es ist in beliebiger Form zusammengestellt.
Schritt 2
Danach muss der Leiter des Unternehmens die Bestellung eines neuen Hauptbuchhalters anordnen. In der Bestellung sollte auch angegeben sein, ab wann Sie die Aufgaben des Hauptbuchhalters übernehmen, z. B. haben Sie das Recht zur Unterschrift usw.
Schritt 3
Sie müssen sich auch mit den Daten im Computer vertraut machen, einige davon mit Papierträgern vergleichen, zum Beispiel mit einem Verkaufsbuch. Klären Sie anschließend, welche Daten Sie eingeben sollen.
Schritt 4
Manchmal kommt es vor, dass sich einige Daten in der Computerbasis befinden, aber auf dem Papier völlig anders. Die Bilanz wird komplett von der „Decke“zusammengestellt. All dies muss in diesem Fall mit dem Verwalter besprochen werden, da die Wiederherstellung des Sockels ein sehr zeit- und kostenintensiver Prozess ist. Wäre Ihr Chef bereit, Ihnen dafür einen Bonus zu zahlen? In jedem Fall ist es notwendig, vor möglichen Problemen mit dem Finanzamt zu warnen, da sonst alle "Bösewichte" auf Sie zufliegen können.
Schritt 5
Eine ausgezeichnete Lösung wäre, wenn vor dem Ausscheiden des Hauptbuchhalters eine Prüfung bestanden würde, die Manager jedoch in der Regel nicht in Eile sind, sie durchzuführen.
Schritt 6
Das Dokument, das bei der Übertragung von Fällen verwendet wird, ist der Akt der Annahme und Übertragung. Es zeichnet alle Namen von Dokumenten, die Anzahl der Ordner, Register, Zeitschriften, den Zustand der Datenbank im Computer und andere auf.
Schritt 7
Wenn die Kampagne groß ist und einen ganzen Stab von Buchhaltern umfasst, ist es unangemessen, absolut alle Dokumente zu übertragen. Wenn es beispielsweise einen Buchhalter gibt, der sich nur mit Gehältern befasst, lohnt es sich nicht, Zahlungsdokumente zu übertragen.
Schritt 8
Die Aufgaben des Hauptbuchhalters sind die Führung von Verwaltungs-, Steuer- und Buchführungsunterlagen sowie die Vorlage von Berichten. Daraus folgt, dass nur die Dokumente übertragen werden müssen, die in der Verantwortung des Hauptbuchhalters liegen. Natürlich können Sie sich zu Ihrer eigenen Beruhigung sozusagen mit anderen Dokumenten vertraut machen.
Schritt 9
Sie sollten sich auch mit der Pflege der Geldbasis vertraut machen, dh die Daten überprüfen, sicherstellen, dass sie verfügbar sind und den Stand des Scheckhefts, des Girokontos, einsehen. Neben Buchhaltern muss der Kassierer den Akt des Erhalts und der Übermittlung von Dokumenten über Geldtransaktionen unterzeichnen.
Schritt 10
Alle Dokumente der letzten 5 Jahre müssen akzeptiert werden. Für den Fall, dass die Organisation seit 3 Jahren keine Vor-Ort-Prüfung durchgeführt hat, müssen Sie die Unterlagen für diesen Zeitraum äußerst sorgfältig prüfen. Wenn Fehler gefunden werden, korrigieren Sie diese ggf. reichen Sie aktualisierte Erklärungen ein. Aber tun Sie dies alles, indem Sie den Leiter der Organisation über die Situation informieren.
