Wenn sich zu viele Dokumente auf einem Stapel angesammelt haben, kann es schwierig sein, herauszufinden, was sich auf was bezieht. Noch schwieriger ist es, das richtige Dokument zu finden. Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie Ihre Dokumente organisieren. Das beschriebene Verfahren eignet sich nicht nur zum Organisieren von Dokumenten auf Papier, es ist natürlich mit geringfügigen Voraussetzungen auch auf Dokumente in elektronischer Form anwendbar.
Anleitung
Schritt 1
Die Organisation Ihrer Dokumente ist einfach, auch wenn es zu viele sind. Gehen Sie alle verfügbaren Dokumente durch und erstellen Sie eine Liste der Kategorien, nach denen Sie sie sortieren möchten. Bestimmen Sie, ob es Unterkategorien in dieser Liste geben wird. In der allgemeinen Kategorie der Verträge kann man beispielsweise Verträge über die Lieferung, über die Erbringung von Dienstleistungen unterscheiden. Heben Sie unter den Aufträgen die allgemeinen Aufträge in Bezug auf die Aktivitäten des Unternehmens und Personalaufträge hervor.
Schritt 2
Sobald die Liste der Kategorien vollständig ist, legen Sie fest, wie und wo Sie die Dokumente platzieren. Stimmen Sie die Kosten für den Einkauf von Büromaterial (Ordner, Ordner, farbige Aufkleber) mit der Geschäftsführung ab, denn das Sortieren und Verteilen von Dokumenten ist angenehmer, wenn Sie nicht mit alten bröckelnden Ordnern herumfummeln müssen.
Schritt 3
Sortieren Sie die verfügbaren Dokumente nach der von Ihnen zusammengestellten Liste. Legen Sie sie in separate Stapel. Beschreiben Sie sie ggf. mit Bleistift oder kleben Sie einen Aufkleber auf (um beim Sortieren nicht verwirrt zu werden).
Schritt 4
Bewerten Sie, ob Dokumente einer Kategorie (Unterkategorie) in den Ordner passen und legen Sie sie ab. Es ist besser, Dokumente nach dem Datum ihrer Erstellung zu ordnen. In der Regel werden Dokumente im Arbeitsalltag so abgelegt, wie sie entstehen, wobei die neuesten Dokumente ganz oben stehen. Bei der Übertragung von Fällen ins Archiv ändert sich die Reihenfolge (oben das früheste Dokument, unten das späteste bis zum Erstellungsdatum).
Schritt 5
Wenn Sie Dokumente aus verschiedenen Jahrgängen in den gleichen Ordner ablegen, trennen Sie ein Jahr optisch vom anderen mit einem farbigen Aufkleber oder einem größeren Blatt. Solche Lesezeichen erleichtern das zukünftige Auffinden des gewünschten Dokuments erheblich.
Schritt 6
Erstellen Sie einen Anhang für das nächste Dokument.
Schritt 7
Erstellen Sie bei Bedarf ein Verzeichnis aller Ordner mit Dokumenten, in dem der Inhalt jedes Ordners, das Datum seiner Erstellung und das Ende der Wartung, der Speicherort usw. angegeben sind. Ordnen Sie die Ordner so an, dass Sie sie bequem verwenden können und Sie nicht durch eine Tonne Altpapier "durchbrechen" müssen.
