Die Personalakte eines Mitarbeiters sind Informationen, die alle Phasen der Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und der Organisation widerspiegeln. Es wird von einem Personalorgan oder einem speziell bevollmächtigten Beamten gebildet (aufrechterhalten und formalisiert). Es ist notwendig, eine Personalakte gemäß den geltenden Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu erstellen.
Notwendig
- Ordner "Persönliche Datei";
- Dokumente des Arbeitnehmers (oder deren Kopien);
- Griff;
- Locher.
Anweisungen
Schritt 1
Eine Personalakte wird nach der Veröffentlichung einer Bestellung über die Ernennung eines Mitarbeiters auf eine Stelle angelegt.
Schritt 2
Die Personalakte umfasst: einen internen Dokumentenbestand; Fragebogen und Personalbogen zu Personalakten; Zusammenfassung;
Kopien der Bildungsdokumente (und aller Qualifikationsnachweise); Ausweise; Bescheinigungen und andere Dokumente, die Änderungen der persönlichen Daten des Arbeitnehmers bestätigen (Kopien der Heiratsurkunde, TIN, Versicherungsbescheinigung, Geburtsurkunden von Kindern); Haftungsvereinbarung; Kopien aller Bestellungen für Termine, Überweisungen, Incentives, Geschäftsreisen, Urlaub usw.; Arbeitsvertrag (Vertrag); Daten der Rezertifizierung; Eigenschaften.
Alle diese Dokumente (oder deren Kopien) müssen in einem Ordner abgelegt werden.
Schritt 3
Im internen Inventar ist es erforderlich, alle Dokumente aufzulisten, die in einer Personalakte abgelegt sind. Die Dokumente werden in chronologischer Reihenfolge abgelegt, sobald sie verfügbar sind. In der Spalte „Hinweis“des internen Inventars wird darauf hingewiesen, dass Dokumente zurückgezogen oder die Originale durch Kopien ersetzt werden. Das interne Inventar wird von dem Mitarbeiter, der es erstellt hat, unter Angabe von Name, Vorname, Vatersname und Erstellungsdatum unterzeichnet.
Schritt 4
Einträge, die in eine Personalakte eingetragen werden, werden mit Füllfederhalter oder Kugelschreiber in schwarz, blau oder lila geschrieben, Korrekturen sind nicht erlaubt.
Schritt 5
Die Blätter der Personalakte des Mitarbeiters und seines internen Inventars sind separat nummeriert.
Schritt 6
Wenn Sie eine Personalakte schließen, müssen Sie eine Erklärung abgeben und den Arbeitnehmer entlassen.
Schritt 7
Sie bewahren persönliche Dateien im Safe einer Organisation oder eines Unternehmens auf. Sie werden nur für eine bestimmte Kategorie von Mitarbeitern, die Zugang zu Personalinformationen haben, für den persönlichen Gebrauch ausgestellt.
Schritt 8
Die Personalakten entlassener Mitarbeiter werden für 75 Jahre ins Archiv überführt. Die Personalakten der Unternehmensleiter werden dauerhaft aufbewahrt.
