In den Personaldiensten von Organisationen, Unternehmen wird eine Vielzahl von Dokumenten gespeichert: Einstellungsaufträge, Urlaubsgewährung, Versetzungen, Auszeichnungen, Barzuzahlungen, Entlassungen und andere. Die Bedeutung der Aufbewahrung solcher Dokumente ist auf die Notwendigkeit zurückzuführen, Aufzeichnungen über die Dokumente jedes einzelnen Mitarbeiters zu führen. Die Aufgabe der korrekten und schnellen Erstellung von Dokumenten im Fall wird den Personalverantwortlichen anvertraut.
Anweisungen
Schritt 1
Formation von Fällen ist die Unterbringung von ausgeführten Dokumenten in Fälle. Gruppieren Sie Dokumente für jedes Kalenderjahr in Fälle, mit Ausnahme von Fällen, die ursprünglich gebildet wurden und nicht innerhalb eines Kalenderjahres liegen. Zu diesen Fällen gehören: Personalakten von Studenten, Angestellten, Arbeitern, forensische Fälle, Rentenfälle, Krankengeschichte sowie andere Buchhaltungsunterlagen.
Schritt 2
Die endgültige Erstellung der Personalakten von Studierenden, Studierenden, Doktoranden sollte nach Abschluss einer Bildungseinrichtung oder eines postgradualen Studiums erfolgen; Arbeitnehmer und Arbeitnehmer - bei ihrer Entlassung; Anamnese - nach der Entlassung des Patienten; Gerichtsverfahren - unmittelbar nach dem Ende des Prozesses und der Zustellung der Entscheidung; Rentenfälle - nach Beendigung der Rentenzahlungen.
Schritt 3
Führen Sie bei der Vorbereitung der Archivierung die Personalakten der entlassenen Mitarbeiter in Personalakten zusammen, wenn die Anzahl der Blätter zweihundertfünfzig nicht überschreitet. Gleiches gilt für Personen, die eine Ausbildung an einer Bildungseinrichtung abgeschlossen haben. Sie können auch eine individuelle Personalakte als separate Speichereinheit erstellen. Diese Regel gilt für persönliche Dateien der dauerhaften Speicherung.
Schritt 4
Berücksichtigen Sie beim Erstellen von persönlichen Dateien die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Bei Fällen von längerer und dauerhafter Haltbarkeit sind diese separat zu bilden und auch in verschiedene Inventare aufzunehmen.
Schritt 5
Gruppieren Sie Bestellungen nach Personal in Fällen gemäß den festgelegten Aufbewahrungsfristen. Innerhalb jeder Personalakte werden die Dokumente in chronologischer Reihenfolge, dh von Anfang bis Ende des Jahres, sowie nach dem Datum ihrer Genehmigung, Zusammenstellung, Registrierung erfasst.
Schritt 6
Fälle, die aus persönlichen Konten, persönlichen Karten, Arbeitsbüchern sowie Outfits von Personalakten bestehen, systematisieren streng in alphabetischer Reihenfolge. Führen Sie bei Verwendung eines solchen Designs zusätzliche Klarstellungen durch, indem Sie die ersten drei Buchstaben der Namen der Personen angeben, zu denen eine Personalakte geöffnet wurde.
