Die Personalakten aller pensionierten und pensionierten Arbeitnehmer sind zur Aufbewahrung an das Archiv zu senden (Artikel 17 des Bundesgesetzes Nr. 125-F3). Ein Mitarbeiter der Personalabteilung ist verpflichtet, Ordner mit Dokumenten vorzubereiten und von Hand zu Hand an einen autorisierten Mitarbeiter des Archivs zu übergeben.
Notwendig
- - Ordner;
- - Bindemittel;
- - Bleistift;
- - Inventar;
- - Inventar übertragen.
Anleitung
Schritt 1
Bereiten Sie vor der Übergabe der Personalakten an das Archiv sorgfältig alle verfügbaren Unterlagen vor, die nach der Entlassung von Mitarbeitern in der Personalabteilung verblieben sind. Das Gesetz legt bestimmte Fristen fest, innerhalb deren Zeit sein muss, um die Personalakten der Mitarbeiter zur Archivierung zu übergeben. Sie sollten 12 Monate nach der Entlassung nicht überschreiten.
Schritt 2
Ordnen Sie jede Personalakte in umgekehrter chronologischer Reihenfolge an. Wenn während der Beschäftigung die erste Seite eine Bewerbung eines Arbeitnehmers auf eine Stelle war, ist die erste Seite in Archivdokumenten ein Kündigungsschreiben.
Schritt 3
Alle Blätter in der richtigen Reihenfolge gefaltet, mit einem Ordner abheften, nummeriert. Machen Sie eine Bestandsaufnahme auf einem separaten Blatt. Geben Sie alle gebundenen Seiten Ihrer Personalakte unter der Seriennummer ein.
Schritt 4
Hängen Sie das Inventar oben auf allen Seiten an. Wenn Sie für jeden Mitarbeiter separat eine Personalakte ausfüllen, legen Sie diese in eine Kartonmappe, schreiben Sie in großen Druckbuchstaben den Anfangsbuchstaben des Nachnamens des Mitarbeiters und das Jahr der Entlassung.
Schritt 5
Bei der Übertragung von Fällen in das Archiv ist es zulässig, mehrere Fälle von Rentnern in einen Ordner zu legen, die Anzahl der Blätter sollte jedoch 250 nicht überschreiten. In einem Ordner die Fälle von Rentnern in einem Jahr ablegen, deren Namen beginnen mit demselben Brief. Eine solche Registrierung von Personalakten wird am häufigsten in großen Unternehmen verwendet, in denen während eines Jahres ein großer Personalfluss vergeht.
Schritt 6
Erstellen Sie für alle vorbereiteten Fälle einen Transferbogen, der eine einheitliche Form hat. Tragen Sie in Spalte Nr. 1 die Seriennummer jedes Falls ein, in Spalte Nr. 2 - den Index jedes Falls gemäß der Nomenklatur, Nr. 3 - den Namen der Überschriften der Fälle, Nr. 4 - Daten, Nr. 5 - die Anzahl der für jeden Fall separat übertragenen Blätter, Nr. 6 - Aufbewahrungsfristen, Nr. 7 - Ergänzungen oder vorhandene Notizen.
