Beim Empfang von Nachrichten eines Geschäftspartners versuchen viele, so schnell wie möglich auf die eingegangene Anfrage zu antworten, um den Partner nicht warten zu lassen. Und das ist richtig - in diesem Fall spielt oft die Zeit eine Rolle, die schwer zu überschätzen ist. Aber ohne zu viel über die Form der Antwort nachzudenken, denken nur wenige, dass dies dem Ruf des Unternehmens einen Schlag versetzen kann.
Anleitung
Schritt 1
Studieren Sie zunächst sorgfältig die im Schreiben der Gegenpartei gestellten Fragen. Bereiten Sie für jedes Item eine kurze Antwort vor, falls es mehrere gibt. Fahren Sie nun mit der Gestaltung der Brief-Antwort auf die Anfrage fort. Nehmen Sie dazu den Firmenbriefkopf, auf dem das Logo und die Firmenangaben aufgedruckt sind. Wenn dies nicht vorhanden ist, geben Sie die Kopfzeile des Briefes manuell ein und geben Sie die erforderlichen Informationen an. Das Platzieren von Details in einem Brief ist für Ihren Geschäftspartner sehr wertvoll. Indem Sie sie in jeder Nachricht anbieten, ersparen Sie ihm die Notwendigkeit, jedes Mal in einem Stapel Papiere oder Computerdateien danach zu suchen, sowie eine separate Anfrage nach Details zu stellen, wenn er einen neuen Vertrag aufsetzen möchte oder eine Rechnung bezahlen.
Schritt 2
Schreiben Sie in die obere rechte Ecke die Angaben zum Adressaten des Briefes. Geben Sie hier den Namen der Organisation, die Position des Autors der Anfrage und seinen vollständigen Namen an. Wählen Sie stattdessen in der linken Ecke die Zeilen für die ausgehende Nummer, die dem Dokument bei der Registrierung zugewiesen wird, und das Datum aus. In diesem Fall wird der Name des Dokuments nicht geschrieben. Beginnen Sie sofort mit der Anrede mit Namen und Vatersnamen, nach dem Wort "Lieber". Im materiellen Teil des Schreibens lauten die ersten Worte "Auf Ihr Schreiben hin informieren wir Sie" (Anfrage, Nachfrage usw.). Schreiben Sie als nächstes alle vorbereiteten Antworten Punkt für Punkt auf und halten Sie sich dabei an die fortlaufende Nummerierung, die im ursprünglichen Brief enthalten war.
Schritt 3
Drücken Sie im letzten Teil Ihre Anfrage, Ihren Wunsch oder Ihre Anforderungen aus und denken Sie daran, einen respektvollen Ton, einen geschäftlichen Schreibstil einzuhalten und gebildet zu sein. Beenden Sie den Brief mit den Worten „Mit freundlichen Grüßen“und nennen Sie Ihren Namen und Ihre Position. Tragen Sie hier außerdem Ihre Telefonnummer für die Kommunikation und E-Mail ein, wenn Sie ein Antwortschreiben oder Kommentare zu dem, was in dem Brief gesagt wurde, erhalten möchten.
