Es ist für jede Organisation wichtig, alle Dokumente korrekt auszufüllen und strenge Aufzeichnungen zu führen. Dies ist sowohl für die gut koordinierte interne Arbeit des Unternehmens als auch für das erfolgreiche Bestehen externer Audits erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise strenge Meldeformulare verwendet, müssen Sie wissen, wie Sie diese ordnungsgemäß berücksichtigen.
Es ist notwendig
- - Meldeformulare;
- - Buch der Registrierung von Formularen.
Anleitung
Schritt 1
Finden Sie heraus, welche Papiere zu strengen Meldeformularen (SSO) gehören. SRF sind solche Dokumente, die einen Kassenbeleg ersetzen können. Dazu gehören Tickets, Gutscheine, verschiedene Quittungen und so weiter. Alle müssen nach besonderen Regeln verwendet und berücksichtigt werden.
Schritt 2
Machen Sie ein Buch mit Briefkopf. Es sollte aus separaten Blättern mit angebrachten Seitenzahlen bestehen. Die Seiten müssen mit Faden gebunden werden, der mit Papier gesichert werden muss, das auf die Rückseite des Buches geklebt wird. Das Siegel der Organisation muss auf dem Papier sein, und zwar so, dass das Einfügen neuer und das Löschen alter Seiten des Buches nicht möglich ist, ohne die Integrität des Siegels zu verletzen. Außerdem sollten neben dem Stempel der Organisation Name und Unterschrift des zuständigen Mitarbeiters stehen. Auch die Seitenzahl im Rechnungsbuch wird angegeben, um das Entfernen und Ersetzen von Datenblättern zu vermeiden.
Schritt 3
Füllen Sie das Buch richtig aus. Es muss alle Formen der strengen Berichterstattung sowie deren Nummern, Serien und Namen enthalten. Erfassen Sie diese Daten am besten in Form einer Tabelle. Es gibt auch eine offiziell anerkannte Form der Rechnungslegung, die aus einer Reihe von Verordnungen des Finanzministeriums hervorgeht. Dieses Formular ist jedoch optional. Sie können beispielsweise die Anzahl der Formulare täglich oder je nach Betriebsumgebung des Unternehmens seltener aufzeichnen. Das Buch zeigt die Anzahl der verfügbaren Formulare und wie sie empfangen und gesendet wurden. Jedes solche Ereignis wird durch die Unterschrift des für die Aufbewahrung dieser Unterlagen zuständigen Mitarbeiters bestätigt. Mit ihm ist eine besondere Haftungsvereinbarung abzuschließen. Bei der Übermittlung von Unterlagen wird ein Sondergesetz erstellt, das in der Regel zusammen mit dem Rechnungsbuch geführt wird.
Schritt 4
Führen Sie regelmäßig Aufzeichnungen über strenge Berichtsformulare und überprüfen Sie das Buch. Bei der Bestandsaufnahme ist eine Bestandsaufnahme zu erstellen, die auch zusammen mit dem Buch geführt werden muss.
