In großen Organisationen erhalten die meisten Besucher die Informationen, die sie benötigen, normalerweise vom Sekretariat. Welchen Eindruck von Kommunikation wird der stellvertretende Manager hinterlassen? Will der Kunde erneut anrufen? Bekommt der Interessent umfassende Antworten auf seine Fragen? Um von den positiven Eigenschaften der Sekretärin überzeugt zu sein, müssen Sie sich verantwortungsbewusst auf das erste Treffen vorbereiten und ein Vorstellungsgespräch kompetent organisieren und durchführen.
Anleitung
Schritt 1
Die Sekretärin ist das Gesicht des Unternehmens. Bewerten Sie zunächst das Aussehen des Bewerbers. Schließlich sagen sie nicht umsonst, dass sie von ihrer Kleidung begrüßt werden, sondern sie werden von ihren Gedanken begleitet. Das gepflegte und einladende Aussehen einer Sekretärin kann einen großen Beitrag dazu leisten, den gewünschten Vertrag zu erhalten oder anstehende Verhandlungen zu verhandeln. Wenn Sie Ihr eigenes „Image“haben, versuchen Sie, auf Ihre Intuition zu hören. Wenn Sie in der Position einer Person zustimmen, die Ihnen interne Widersprüche verursacht, wird es wahrscheinlich schwierig, mit ihm zusammenzuarbeiten, denn die Sekretärin ist nicht nur das Gesicht des Unternehmens, sondern auch die rechte Hand des Managers. Billigen Sie jedoch nicht sofort jemanden, der Sie mit einem hellen, schönen Aussehen erfreuen wird. Ein hübsches Bild kann schnell langweilig werden und die Papiere bleiben unmontiert.
Schritt 2
Hören Sie während des Gesprächs gut zu: Die Sekretärin kommuniziert mit Kunden, führt Telefongespräche und verfasst Briefe. Seine Rede sollte kompetent, die Endungen konsistent und der Ton wohlwollend sein. Achten Sie besonders auf das Vorhandensein sogenannter parasitärer Wörter in der Sprache. Wenn der Monolog des Bewerbers vollgestopft ist mit unnötigem „so heißt es“, „sozusagen“, „äh“, „naja“, dann werden Sie diese Ausdrücke in einem geschäftlichen Umfeld wahrscheinlich nicht erreichen. Die Verwendung von Jargon und Slang gilt als inakzeptabel, es sei denn, Sie lassen das Gespräch selbst einen informellen Verlauf nehmen.
Schritt 3
Bitten Sie die Sekretärin, das Diktat einzugeben. Sie prüfen also gleich drei wichtige Eigenschaften: Druckgeschwindigkeit, Schreibkompetenz und PC-Kenntnisse. Machen Sie bewusst stilistische Fehler und beobachten Sie die Reaktion des Bewerbers. Wenn er höflich die am besten geeignete Art der Formulierung eines Satzes berät, markieren Sie dies mit einem "Plus".
Schritt 4
Studieren Sie den Lebenslauf der Sekretärin sorgfältig. Achten Sie auf frühere Stellen, fragen Sie den Bewerber nach den Gründen für das Ausscheiden. Ein höflicher und schlagfertiger Mensch wird niemals unvoreingenommen über einen ehemaligen Anführer sprechen, das Team mit "Dreck bewerfen" oder über seine eigenen Fehler sprechen. Die akzeptabelste Antwort, die Sie hören können, ist eine Diskrepanz bei den Gehaltsvorstellungen. Heben Sie die Schlüsselwörter im Text des Lebenslaufs und in der Geschichte des Gesprächspartners hervor: Pünktlichkeit, Ordnung, Stressresistenz, Geselligkeit, Höflichkeit. Denken Sie daran, dass die Sekretärin oft das Bindeglied zwischen den verschiedenen Abteilungen der Organisation ist; sowohl die Stimmung des Managers als auch der Komfort, die freundliche Atmosphäre und die Ordnung im gesamten Büro können von seinen beruflichen und persönlichen Qualitäten abhängen.
