Eine Sekretärin ist ein Büroangestellter, dessen Aufgaben es umfassen, Anrufe entgegenzunehmen, mit einem Computer zu arbeiten, mit Menschen zu kommunizieren, Geschäftsunterlagen zu führen und vieles mehr. Um den Beruf der Sekretärin ranken sich viele Mythen – doch was genau ist eine gute Sekretärin?
Grundfertigkeiten
Um als Sekretärin zu arbeiten, ist kein Hochschuldiplom erforderlich - Fachkurse reichen völlig aus, in denen die zukünftige Sekretärin Geschäftskommunikation und Etikette, Schnelllesen, Büroarbeit, praktische Psychologie, Stenografie und Maschinenschreiben erlernt. Darüber hinaus vermitteln die Kurse die Grundlagen des Arbeitens in 1C sowie den Umgang mit Mini-ATS und Bürogeräten. Ohne all diese Fähigkeiten kann eine Sekretärin nicht als guter Arbeiter angesehen werden.
Für eine gute Sekretärin ist es auch sehr wichtig, ein subtiles Verständnis für die Psychologie anderer Menschen zu haben und gegen verschiedene Belastungen resistent zu sein.
Da der Sekretär der Kaufmann der Firma ist, muss er ein angenehmes Aussehen, Stilempfinden und guten Geschmack haben. Ohne die Fähigkeit, sich schön zu kleiden, sich in der Gesellschaft zu verhalten und kompetent zu sprechen, kann der Sekretär bei den Kunden des Unternehmens, in dem er arbeitet, keinen guten Eindruck hinterlassen - daher wird das Image des Unternehmens nicht dem Niveau entsprechen. Tatsächlich besteht die Hauptaufgabe einer guten Sekretärin darin, die Arbeit seines Chefs und des gesamten Büros effizient und effektiv zu organisieren.
Merkmale des Berufes
Viele glauben, dass die Aufgabe einer Sekretärin darin besteht, Kaffee zu kochen, Dokumente zur Unterschrift vorzulegen und Anrufe entgegenzunehmen. Dies ist eine Täuschung - zu den Aufgaben dieses Berufes gehören die Überwachung der Rezeption, das Führen von Geschäftskorrespondenz, die Teilnahme an verschiedenen büro- und filiallosen Veranstaltungen und die Kommunikation mit nervösen Kunden. Darüber hinaus dient eine gute Sekretärin oft als Büroleiterin und sogar als Psychologin, die die Situation im Team abkühlen kann.
Chefsekretäre werden oft als „graue Kardinäle“bezeichnet, weil sie die Arbeit des Unternehmens und die Entscheidungen des Chefs unsichtbar beeinflussen können.
Meistens werden Frauen Sekretärinnen, da sie emotional flexibler und belastbarer sind. Außerdem sind sie sensibler – das Einfangen der Stimmung des Chefs und des Teams hilft sehr bei ihrer Arbeit. Wenn die Sekretärin klug und professionell genug ist, kann sich der Manager an ihn wenden und ihm zuhören. Es ist die Sekretärin, die die Arbeit des Chefs erleichtern kann, indem sie seinen Arbeitsplatz gut organisiert und die Informationen, die er benötigt, rechtzeitig liefert. Gleichzeitig haben Sekretärinnen kein Karrierewachstum, da eine gute Assistentin der Geschäftsleitung Gold wert ist. Dadurch erwirbt die Sekretärin jedoch unschätzbare Erfahrungen und Kenntnisse über Geschäftsprozesse, die ihm in Zukunft helfen können, eine Karriere in einem anderen Beruf zu beginnen.
