Warum sind zwei Mitarbeiter gleich lange im Büro, keiner wird durch Fremdes abgelenkt, aber sie schaffen unterschiedlich viel Arbeit? Denn der eine zerstreut ihre Aufmerksamkeit, während der andere es geschafft hat, den Workflow zu strukturieren. Eine kompetente Arbeitszeitplanung ist einer der Schlüssel zu einem erfolgreichen und effizienten Arbeitsalltag.
Anweisungen
Schritt 1
Bilden Sie Arbeitsblöcke, in denen Sie ähnliche Aufgaben ausführen. Wie Sie wissen, ist es schwer, mit der Arbeit zu beginnen. Widerwillig setzt man sich für die erste Aufgabe hin, man bringt sich ein und es geht viel schneller. Legen Sie daher Projekte und Aufgaben in Ordner ab und beginnen Sie mit ähnlichen Aufgaben. Für den Empfang von Besuchern oder Mitarbeitern ist es, wenn Sie der Chef sind, auch besser, Ihre Bürozeiten einzuplanen, damit Sie nicht ständig von der Arbeit mit Papieren abgelenkt werden.
Schritt 2
Wenn es viel Arbeit gibt und es Ihre volle Aufmerksamkeit erfordert, erlauben Sie sich, Freizeit zu vereinbaren. Übergeben Sie das Telefon an Ihre Kollegen oder Sekretärin, schicken Sie Besucher an Ihren Stellvertreter. Zögern Sie nicht, sich in Ihrem Büro vor allen zu verschließen und sich ganz einem dringenden Projekt zu widmen.
Schritt 3
Oft hängt die Dauer eines Projekts direkt mit der dafür vorgesehenen Zeit zusammen. Wenn die Chefs Sie nicht drängen, die Aufgabe zu erledigen, können Sie den Zeitrahmen, in dem das Projekt abgeschlossen sein muss, selbstständig regeln. So wird Ihre Arbeit viel schneller gehen, als wenn Sie Tag für Tag langsam arbeiten.
Schritt 4
Priorisieren Sie richtig. Es gibt Dinge, die dringend getan werden müssen, es gibt Dinge, die warten können. Es gibt auch Dinge, die gar nicht erledigt werden müssen, sowie Dinge, die an Untergebene delegiert werden können. Um eine effektive Arbeit zu organisieren, empfiehlt es sich, den Morgen mit den Aufgaben zu beginnen, denen die Priorität Nummer eins zugewiesen ist. Wenn Sie jedoch ein Workaholic sind, sollten Sie Essen und Schlaf in Ihren Plan aufnehmen.
Schritt 5
Es fällt den Menschen leicht zu arbeiten, wenn sie das Ergebnis ihrer Aktivitäten sofort sehen. Wer Holz hackt, kann also sehen, wie der Holzstapel abnimmt und seine Reserven für den Winter wachsen. Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, können Sie leicht das Interesse daran verlieren, da das Ergebnis erst in ferner Zukunft absehbar ist. Widmen Sie daher ein paar Stunden Ihrer Arbeitszeit einem solchen Projekt und setzen Sie dann kleine Projekte um, die Ihnen sofort Ergebnisse bringen.
