Wissenschaftliche Konferenzen unterscheiden sich in ihrem Schwerpunkt und Umfang. Nehmen wir irgendein Institut, dann können solche Veranstaltungen mindestens jede Woche stattfinden, aber nur im Rahmen dieser Organisation. Für wichtigere Ereignisse gibt es jedoch einen schrittweisen Algorithmus, bei dem Sie viele Details berücksichtigen müssen.
Notwendig
- - planen;
- - Firmengelände;
- - Schreibmaterialien;
- - Plakate;
- - Multimedia-Ausrüstung;
- - Mikrofone;
- - Handzettel;
- - Tische und Stühle;
- - Tischdecken;
- - Ordner mit Dokumenten;
- - Trinkwasser und Tassen.
Anweisungen
Schritt 1
Entscheiden Sie sich für das Thema der Konferenz. Damit Ihre wissenschaftliche Tagung ein Erfolg wird, müssen Sie sich im Allgemeinen gut über die Hauptidee der Konferenz Gedanken machen. Das Thema sollte relevant, lakonisch und nicht nur für die Referenten, sondern auch für das Publikum interessant sein. Denn das Wichtigste bei solchen Veranstaltungen ist das Interesse beider Seiten. Bringen Sie also ein Kollegium von Gleichgesinnten zusammen, um ein kurzes, nützliches Thema zu entwickeln.
Schritt 2
Benachrichtigen Sie alle Teilnehmer im Voraus. Auch der Erfolg solcher Konferenzen wird durch die Präsenz hochrangiger Gäste in der Wissenschaft bestimmt. Das hängt natürlich von der Größe Ihrer Konferenz ab. Auf jeden Fall wird es umso interessanter, dieses Treffen abzuhalten, je mehr hochrangige Gäste Sie besuchen. Kümmern Sie sich in ein paar Monaten oder sogar einem Jahr vor der Eröffnung des Treffens darum! Senden Sie schriftliche Einladungen an alle Gäste.
Schritt 3
Erstellen Sie einen klaren, schrittweisen Konferenzplan. Beginnen Sie nun mit der Planung der gesamten Veranstaltung. Versammeln Sie wieder Gleichgesinnte und finden Sie minutengenau heraus, wann und was passieren soll. Listen Sie alle Aktivitäten, Teilnehmer und Zeiten in einer Spalte auf. Vergessen Sie nicht, während der Konferenz kurze Pausen einzulegen: 2-3 sollten es nicht mehr sein. Überprüfen Sie es mehrmals und nehmen Sie Anpassungen vor.
Schritt 4
Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten auf alle Assistenten. Wenn Sie einen klaren Plan für die Konferenz haben, verteilen Sie alle vorbereitenden Aktivitäten auf die Mitarbeiter und Organisatoren. Stellen Sie sicher, dass alles pünktlich erledigt wird.
Schritt 5
Bereitstellung von Informationen und Ressourcenschulungen. Überlegen Sie, welche Handouts Sie möglicherweise für Konferenzteilnehmer und Teilnehmer benötigen. Dies können Broschüren, Ausdrucke, Ordner, Mikrofone, Stifte usw. sein. Sorgen Sie dafür, dass sich alle wohl fühlen und profitieren Sie von der Veranstaltung.
Schritt 6
Organisieren Sie den Raum. Ohne einen gut beleuchteten Saal ist eine erfolgreiche Veranstaltung nicht möglich. Das hängt natürlich von der Anzahl der Zuschauer ab. Es ist wichtig, dass der Raum geräumig und förderlich für die Arbeit ist. Bereiten Sie die erforderliche Anzahl von Sitzplätzen und Ersatzsitzen im Voraus vor. Boden, Fenster putzen. Bringen Sie Tische für die Konferenzteilnehmer mit. Installieren Sie alle notwendigen Geräte: Bildschirm, Computer, Projektor, Lautsprecher, Mikrofone usw. Sehen Sie sich die Situation an, um herauszufinden, was Sie möglicherweise benötigen.
Schritt 7
Feiern Sie die feierliche Eröffnung einer wissenschaftlichen Konferenz. Erteilen Sie dem Vorsitzenden der Kommission dieser Veranstaltung das Wort. Stellen Sie dann als Hauptorganisator sicher, dass alles nach Plan läuft.
