Eine Konferenz in jeder Organisation ist ein äußerst wichtiges Ereignis. Sie erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und eine einwandfreie Umsetzung. Jede Nuance kann den Eindruck Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Es gibt grundlegende Prinzipien, die beachtet werden sollten, um eine erfolgreiche Konferenz zu organisieren.
Notwendig
Papier, Internet, Geld
Anweisungen
Schritt 1
Setze dir ein klares Ziel. Warum brauchen Sie diese Konferenz? Was willst du letztendlich erreichen? Die Konferenz kann darauf abzielen, dem Unternehmen zuverlässige Geschäftskontakte zu vermitteln, sein Image zu verbessern, Investoren zu finden usw. Abhängig davon wird eine bestimmte Richtung gewählt, die während des gesamten Prozesses der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung eingehalten werden sollte. Denken Sie daran, dass das Ziel erreichbar, messbar und mit Echtzeiteigenschaften sein muss.
Schritt 2
Geben Sie dem Ereignis einen Namen. Wenn es nicht das erste Mal ist, vergessen Sie nicht, die Nummerierung anzugeben. Der Name sollte hell, eingängig und faszinierend sein. Ihre Zielgruppe sollte sich für die Konferenz interessieren.
Schritt 3
Definieren Sie eine klare Zielgruppe. Auch eine perfekt vorbereitete und organisierte Konferenz kann wirkungslos bleiben, wenn Sie die falschen Personen dazu einladen. Fragen Sie sich, wer sprechen soll, wessen Meinung gehört werden soll, wie diese Veranstaltung für Gäste interessant sein kann. Versuchen Sie herauszufinden, wo und wie Sie mit Ihrer potenziellen Zielgruppe am besten kommunizieren können, was die richtigen Leute beeinflusst, um Entscheidungen über die Teilnahme an der von Ihnen organisierten Veranstaltung zu treffen.
Schritt 4
Legen Sie Zeit und Ort der Konferenz fest. Die meisten Konferenzen finden an Wochentagen (außer Freitag) statt, es sei denn, es ist eine längere Veranstaltung geplant. Der Ort bestimmt maßgeblich die gesamte Meinung über die Veranstaltung als Ganzes. Schon bei der Suche nach einem Tagungsraum oder Hotel wird die Einstellung der Gäste zur Tagung geprägt. Beschreiben Sie daher die Route so detailliert wie möglich, platzieren Sie wenn möglich Schilder.
Schritt 5
Eine Konferenz ankündigen. Wählen Sie die Medien aus, die Ihre Zielgruppe am häufigsten spricht. Platzieren Sie darin Anzeigen oder Artikel über die bevorstehende Veranstaltung. Senden Sie Einladungen an alle Gäste, an denen Sie interessiert sind. Ob Newsletter oder bunter Newsletter, es liegt an Ihnen. Geben Sie in der Einladung Ort, Zeit, Name und Richtung der Konferenz an.
Schritt 6
Stellen Sie einen Ausschuss zusammen, der alle Antworten auf Ihren Vorschlag prüft und die interessantesten und relevantesten Vorschläge auswählt. Danach kann mit der Gestaltung des Veranstaltungsprogramms begonnen werden.
Schritt 7
Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten im Team. Jemand ist für die Kommunikation mit den Gästen verantwortlich, jemand entscheidet über alle Angelegenheiten mit den Medien, jemand leitet die Veranstaltung usw. Stellen Sie allen Konferenzteilnehmern zusätzliches Referentenmaterial zur Verfügung. Überprüfen Sie vor der Veranstaltung unbedingt die gesamte Ausrüstung.
Schritt 8
Wenn Sie feststellen, dass die Zeit knapp wird, setzen Sie für jede Präsentation und die Anzahl der Fragen ein Zeitlimit. Bitten Sie das Publikum, den Rednern nach der Veranstaltung zusätzliche Fragen zu stellen.
