Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden selbstverständlich protokolliert. Sie werden jedoch nur dann zur Ausführung akzeptiert, wenn sie korrekt formalisiert sind. In diesem Fall werden die Hauptanforderungen an den Inhalt des Dokuments und nicht an seine Form gestellt. Daher sollte bei der Zusammenstellung besonders auf die Angabe der Pflichtangaben geachtet werden. Unaufmerksamkeit kann in diesem Fall die Anerkennung der als rechtswidrig getroffenen Entscheidungen gefährden.
Notwendig
A4-Papier
Anweisungen
Schritt 1
Nehmen Sie zunächst den Briefkopf des Unternehmens, der für Papierkram für den internen Gebrauch entwickelt wurde. Dies vereinfacht Ihre Aufgabe, da Sie die Details der Organisation nicht manuell eingeben müssen. Wenn nicht, nehmen Sie normales A4-Blattpapier und schreiben Sie den Namen der Organisation oder Gemeinschaft und deren Anfangsdaten. Geben Sie als nächstes Ort und Uhrzeit des Treffens an. Zentrieren Sie den Titel des Dokuments "Protokoll" und beschreiben Sie direkt darunter kurz das Thema der Sitzung.
Schritt 2
Beginnen Sie den einleitenden Teil des Dokuments mit der Angabe des gewählten Versammlungsleiters und des Schriftführers. Geben Sie als nächstes eine Abschrift Ihres vollständigen Namens und Ihrer Berufsbezeichnung an. Listen Sie auch die restlichen Besprechungsteilnehmer nach dem Wort "Teilnahme" auf. Bei einer großen Anzahl von Personen geben Sie hier deren Anzahl an und geben einen Link zum Antrag an, in dem sie aufgeführt werden. Der letzte Absatz des einleitenden Teils ist die Tagesordnung. Schreiben Sie hier der Reihe nach alle Themen auf, die in dieser Sitzung zur Prüfung vorgelegt werden.
Schritt 3
Bereiten Sie den Hauptteil des Protokolls gemäß der Tagesordnung vor und beachten Sie dabei die Reihenfolge der Behandlung der Punkte nach ihrer Nummerierung in der Bekanntmachung. Beginnen Sie die Beschreibung jedes Elements mit dem Abschnitt "Angehört", in dem die Namen der Sprecher angegeben sind. Geben Sie im Abschnitt "Lautsprecher" die Texte ihrer Nachrichten ein. Schreiben Sie abschließend die im Absatz "Entschieden" getroffenen Entscheidungen und geben Sie die Anzahl derer an, die "dafür", "dagegen" oder "enthalten" gestimmt haben.
Schritt 4
Platzieren Sie im letzten Teil die Unterschriften des Versammlungsleiters und des Protokollführers. Informieren Sie hier über die beigefügte Niederschrift der Hauptversammlung, wenn das Protokoll nicht während der Versammlung, sondern erst später erstellt wurde.
