Jeder Büroangestellte muss früher oder später einen offiziellen Brief schreiben. Die Geschäftsetikette betont, dass das Ende eines Briefes genauso wichtig ist wie der Ausgangspunkt Ihrer Nachricht.
Es ist notwendig
genaue Adresse des Empfängers, Umschlag, Kopien der dem Brief beigefügten Unterlagen
Anleitung
Schritt 1
Lesen Sie noch einmal, was Sie geschrieben haben, bevor Sie mit dem letzten Teil des Briefes beginnen. Überprüfen Sie den Text auf Grammatik- und Rechtschreibfehler, Flecken und Ungenauigkeiten. Wenn Sie mit dem Inhalt des Schreibens vollkommen zufrieden sind, wiederholen Sie im letzten Absatz die Hauptthese Ihres Schreibens noch einmal in prägnanter und verständlicher Form. So fassen Sie Ihre Nachricht zusammen und erleichtern dem Adressaten die Vorbereitung und das Verfassen einer Antwort.
Schritt 2
Wenn dem offiziellen Schreiben Kopien von Dokumenten beigefügt werden müssen, gehen Sie nach dem Absatz einige Zeilen zurück und geben Sie in der Spalte „Anhang“eine Liste der Dokumente an. Die Liste muss nummeriert sein. Fügen Sie dem Schreiben Fotokopien der Dokumente in der Reihenfolge bei, in der sie in der Liste angegeben sind.
Schritt 3
Beenden Sie den formellen Brief mit einer höflichen und korrekten Redewendung, zum Beispiel: "Ich hoffe auf eine fruchtbare Zusammenarbeit." Auch im Geschäftsleben ist es üblich, Briefe mit Phrasen wie "mit Respekt", "mit freundlichen Grüßen", "mit Respekt" zu beenden. Stellen Sie als nächstes sicher, dass Sie Ihre Initialen und Ihr Datum eingeben. Vergessen Sie nicht, nach dem Drucken des Textes neben Ihrem Nachnamen zu unterschreiben.
Schritt 4
Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des Umschlags. In der unteren rechten Ecke steht die Adresse des Empfängers, in der oberen linken Ecke die Adresse des Absenders. Achten Sie darauf, die richtige Postleitzahl einzugeben, dann erreicht der Brief den Adressaten schneller.
Schritt 5
Am besten verschicken Sie offizielle Briefe per Post als Einschreiben mit Rückschein. In diesem Fall haben Sie einen Nachweis über den Eingang des Schreibens beim Adressaten.
