Bei der Bearbeitung und Vorbereitung von Dokumenten kommt ihrer Genehmigung eine wichtige Rolle zu, die intern sein kann, wenn Dokumente von Abteilungen der Organisation selbst gebilligt werden, oder extern, verbunden mit der Genehmigung von Dokumenten durch andere Institutionen. Ein rechtlich korrekt vereinbartes Dokument berechtigt zu Maßnahmen, die in Gesetzen, Normen und Regeln vorgesehen sind. Dokumente, die das Genehmigungsverfahren bestanden haben, werden versiegelt oder gestempelt.
Anleitung
Schritt 1
Als Mitarbeiter einer Organisation, deren Aufgaben die interne und externe Genehmigung von Dokumenten umfassen, ist es erforderlich, klare Informationen darüber zu haben, welche Abteilungen des Unternehmens für deren Genehmigung verantwortlich sind.
Schritt 2
Erstellen Sie eine Liste der Dokumente, die während der gesamten Arbeitszeit genehmigt werden müssen. Machen Sie sich klar, welche Abteilungen für ihre Befürwortung verantwortlich sind. Erstellen Sie eine Tabelle, die die Arten der genehmigungspflichtigen Dokumente, die für die Durchführung dieser Arbeit zuständigen Abteilungen, Positionen, Nachnamen, Namen, Vatersnamen der Mitarbeiter, ihre Telefone und E-Mail-Adressen enthält.
Schritt 3
Entscheiden Sie sich für das Dokument, das genehmigt werden muss. Erstellen Sie einen Plan und geben Sie die Reihenfolge an, in der Sie die Abteilungen in Ihrer Organisation kontaktieren. Informieren Sie sich über die Fristen für die Fertigstellung der Arbeiten, indem Sie mit jedem Mitarbeiter aller Abteilungen des Unternehmens sprechen, die für die Bestätigung des Dokuments verantwortlich sind.
Schritt 4
Achten Sie genau auf die Genehmigungsbedingungen des Dokuments und reagieren Sie schnell auf Änderungen, die von einem Mitarbeiter der Abteilung daran vorgenommen werden. Wenn Sie Zweifel an den Änderungen am Dokument haben, wenden Sie sich an die Spezialisten der Organisation und klären Sie alle Nuancen. Dies hilft, die Genehmigungszeit in Zukunft zu verkürzen und ermöglicht es Ihnen, das Dokument rechtlich korrekt zu erstellen.
Schritt 5
In jeder Abteilung der Organisation wird nach dem Bestehen des Genehmigungsverfahrens ein Visum auf das Dokument gesetzt. Es kann sich um einen Abteilungsstempel oder einen „Freigegeben“-Stempel mit Angabe der Position, des Namens und der Unterschrift des Mitarbeiters handeln. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter, der für die Genehmigung des Dokuments verantwortlich ist, es korrekt unterschreibt. Andernfalls wird es nicht vom Leiter der Organisation unterschrieben.
Schritt 6
Der letzte Link zur Bestätigung des Dokuments ist der Leiter des Unternehmens. Das Dokument gilt erst dann als rechtsgültig vereinbart, wenn es von der Geschäftsführung, Mitarbeitern aller Abteilungen, dem Siegel oder dem Stempel des Unternehmens unterschrieben ist.
Schritt 7
Bei der externen Koordination von Dokumenten, die von verschiedenen Institutionen genehmigt werden müssen, sehen Sie sich die Liste der Organisationen an, bei denen Sie sich bewerben müssen. Informieren Sie sich ausführlich über die Abteilungen und deren an der Koordination beteiligten Mitarbeiter. Rufen Sie sie an oder senden Sie eine E-Mail mit der erforderlichen Dokumentenliste. Vereinbaren Sie einen Besprechungstermin.
Schritt 8
Erstellen Sie eine Liste mit Fragen zum Zeitpunkt der Genehmigung und zum Änderungsverfahren für den Mitarbeiter der Institution, der an der externen Genehmigung von Dokumenten beteiligt ist. Geben Sie eine offizielle Erklärung in der vorgeschriebenen Form ab und geben Sie die Liste der zu vereinbarenden Dokumente an. Kontrollieren Sie den Zeitpunkt der Genehmigung von Dokumenten und die Richtigkeit ihrer Ausführung.
