Es gibt ein solches Konzept von "Geschäftsgewohnheiten". Unter dieser umfassenden Definition - alle Traditionen, die im Umfeld der offiziellen Geschäftsbeziehungen übernommen wurden. Die offizielle Korrespondenz bleibt einer der Hauptmechanismen der geschäftlichen Interaktion. Beamte, Geschäftsleute und öffentliche Organisationen kommunizieren durch Nachrichten, die nach allgemeinen Regeln erstellt werden.
Grund für das Schreiben
So langweilig und unbedeutend die Vorbereitungsphase für die Ausarbeitung einer offiziellen Berufung auch erscheinen mag, sie darf nicht vernachlässigt werden. Der Grund für die Erstellung des Dokuments sollte klar formuliert sein.
Vor dem Verfassen eines offiziellen Schreibens ist es wichtig, den Adressaten genau zu bestimmen. Nach Feststellung des Inhalts der Nachricht ist zu prüfen, ob dieser Sachverhalt in den Zuständigkeitsbereich des Adressaten fällt. Im Zweifelsfall ist es besser, die Kompetenzfrage in den Reglementen und anderen normativen Dokumenten der Organisation zu prüfen.
Anfragetyp
Nachdem Thema und Adressat festgelegt wurden, sollten Sie sich Gedanken über die Art des Einspruchs machen.
Gegebenenfalls sollte ein offizielles Schreiben verfasst werden:
- Informieren Sie den Adressaten. Am häufigsten werden Newsletter von untergeordneten Empfängern an übergeordnete Empfänger gesendet;
- Kontaktieren Sie den Adressaten mit einem Test, der weitere Maßnahmen seinerseits impliziert. Sie wenden sich also entweder an eine überlegene Person oder an eine gleichgestellte Person;
- Geben Sie eine Aufgabe. Dieser Adresstyp ist nur für die Adressierung eines Untergebenen geeignet.
Personen, die sich an Behörden, Unternehmen oder andere Strukturen wenden, verwenden am häufigsten das Formular der Anfrage-Anfrage.
Form der offiziellen Beschwerde
Die harten Bedingungen der Interaktion zwischen Behörden und Unternehmen machen die Form der Appelle nicht geringer als der Inhalt. Damit der Brief den Adressaten erreicht und nicht in den Labyrinthen des Büros verloren geht, muss er nach allen Regeln erstellt werden.
Organisationen erstellen Briefe auf offiziellem Briefkopf, weisen eine ausgehende Nummer zu und geben das Datum an. Zur zeitnahen Klärung der Einspruchsfragen ist es wichtig, den vollständigen Namen und die Kontaktdaten des Auftragnehmers anzugeben. Sie erscheinen auf dem letzten Blatt des Briefes in der Fußzeile.
Einzelpersonen verfassen Bewerbungen auf leeren A4-Blättern in maschinengeschriebener Form und in seltenen Fällen in handschriftlicher Form.
Bei Organisationen werden in der Kopfzeile der Beschwerde nur die Position und der Name des Adressaten angegeben, d.h. Angaben zum Beschwerdeverfasser und Kontaktdaten sind dem offiziellen Formular zu entnehmen. Einzelpersonen müssen die Kopfzeile mit ihren eigenen Daten ergänzen, einschließlich einer Kontakttelefonnummer und einer Adresse, an die eine Antwort gesendet werden muss.
Auf der linken Seite sind die Details des Schreibens angegeben und darunter der Wortlaut des Themas des Einspruchs: "Über die Belohnung", "Über die Bereitstellung von Informationen", "Über ein persönliches Treffen" usw.
Der Stil des offiziellen Aufrufs
Der offizielle Geschäftsstil wird verwendet, um offizielle Briefe zu verfassen. Die Hauptprinzipien dieses Stils sind Konsistenz, Eindeutigkeit und Klarheit der Darstellung. In der Geschäftskorrespondenz sind umgangssprachliche Formulierungen, die Verwendung von Volksmunden, ganz zu schweigen von Schimpfwörtern und Schimpfwörtern, inakzeptabel. Selbst die verstörendsten Ereignisse in der offiziellen Korrespondenz sollten in einem neutralen Ton ohne jegliche emotionale Farbe dargestellt werden.
Es hat sich bewährt, einer klaren und logischen Struktur von Sätzen und Absätzen zu folgen. Dies vereinfacht die Wahrnehmung von Informationen durch den Leser erheblich.
Die Struktur des offiziellen Aufrufs
Ein offizieller Brief beginnt mit einem Appell: . Daran schließt sich eine Präambel an, in der die Frage beantwortet werden soll: „Warum wird die Berufung geschrieben, in wessen Namen und aus welchem Grund“. Es könnte so aussehen:
«».
«».
Vom Allgemeinen zum Besonderen wird ein erklärender Teil eingeleitet, der die Besonderheiten widerspiegelt. Wenn eine Beschwerde geschrieben wird - die chronologische Essenz des Konflikts. In den Einladungsschreiben enthält der erläuternde Teil Angaben über Ort, Datum und Uhrzeit der Veranstaltung, deren Veranstalter und die Art der Teilnahme des Adressaten.
Jeder offizielle Einspruch endet mit einer direkten Auflistung des Antrags. Zum Beispiel: ", ", ", usw.
