Die richtige Aufbewahrung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Büroarbeit. Bevor die Papiere an das Archiv gesendet werden, müssen sie geflasht werden. Dazu sollten Sie die Grundregeln zur Archivierung von Fällen kennen.
Es ist notwendig
- - Ahle;
- - Nadel;
- - harter Faden;
- - Kleber.
Anleitung
Schritt 1
Nummeriere alle Blätter mit einem schwarzen Bleistift. Die Nummer wird in der oberen rechten Ecke platziert. Ordne die Dokumente in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit dem ältesten. Wenn Umschläge mit angehängten Dokumenten vorhanden sind, müssen Sie den Umschlag und dann jedes darin enthaltene Dokument nummerieren.
Schritt 2
Entfernen Sie alle Büroklammern und andere Metallteile. Wenn Ihr Dokument keinen Ablagerand hat, kleben Sie ein Blatt Papier darauf. Bereiten Sie alle Papiere für das Nähen vor, indem Sie die vier Einstiche stützen und in die Kartonabdeckung legen.
Schritt 3
Die Dokumentenbündel müssen mit einer Klammer geklemmt, mit einer Ahle durchbohrt oder mit einem speziellen Gerät zum Heften von Dokumenten gebohrt werden. Ohne die Klammern zu entfernen, nähen Sie die Papiere mit einer langen Nadel mit grobem Garn, Garn oder Klebeband.
Schritt 4
Für ein korrektes Nähen ist es notwendig, die Nadel von der Rückseite in das zweite Loch in Folge einzuführen, die Nadel entlang der Rückseite zu führen und wieder in das zweite Loch zurückzukehren. Danach muss die Nadel nach vorne herausgeführt und das zweite Loch genäht werden, jedoch bereits von oben. Der Faden wird von hinten herausgezogen und seine beiden Enden werden fixiert, so dass die Fadenenden mit Papier (Pauspapier) versiegelt werden können.
Schritt 5
Das Siegel der Organisation wird auf das an den Fäden geklebte Papier angebracht, und Beamte (Direktor, Hauptbuchhalter) unterschreiben ebenfalls. Auf den Kartonumschlag ist ein Inventar von Dokumenten geklebt, die in einem Bündel abgelegt werden. Es sollte den Namen der Organisation und ihrer Struktureinheit, das Datum, die Aufbewahrungsfrist der Dokumente und den Archivierungscode angeben, wenn er in Ihrer Organisation übernommen wird.
