Wichtige Unterlagen – Verträge, Rechnungen, Akte – müssen lange im Unternehmen aufbewahrt werden. Bei einigen Wertpapieren beträgt dieser Zeitraum fünf oder sogar zehn Jahre. Damit die Dokumente nicht zerknittert oder verloren gehen, müssen sie ordnungsgemäß abgelegt und archiviert werden.
Notwendig
- - Ordner - Ordner;
- - transparente Akten - Taschen.
Anleitung
Schritt 1
Um einen Vertrag einzureichen, warten Sie, bis er von allen interessierten Parteien unterschrieben ist. Holen Sie sich Unterschriften von den CEOs beider Seiten und bringen Sie ihre Siegel an. Anschließend Kopien des Dokuments anfertigen und an alle Beteiligten weitergeben.
Schritt 2
Geben Sie dem Vertrag eine Nummer. Es muss Zahlen und Buchstaben enthalten. Zum Beispiel 123-AB. Geben Sie die Nummer der Unterzeichnung des Dokuments ein.
Schritt 3
Erstellen Sie ein Vertragsprotokoll. Geben Sie dort die Dokumentnummer, das Datum der Unterzeichnung und die juristische Person ein, zu der es gehört. Die Nummern müssen nacheinander geordnet sein, je nachdem, wann der Vertrag unterzeichnet wurde.
Schritt 4
Wenn es mehrere juristische Personen im Unternehmen gibt, sollte jedes Vertragsjournal ein eigenes haben. Dies wird Verwirrung vermeiden.
Schritt 5
Legen Sie den Vertrag in eine separate Datei. Bei mehreren Verträgen alles in eine Tasche stecken. Dies erleichtert es, Dokumente zu vergleichen und bei Bedarf zu finden.
Schritt 6
Legen Sie die Feile in den Ordner und sichern Sie sie mit den speziellen Haltern. Füllen Sie es nicht zu fest, die Dokumente werden zerknittert. Schreiben Sie auf den Rücken des Ordners die juristische Person, für die die Dokumente gespeichert sind, sowie das Jahr der Unterzeichnung.
Schritt 7
Nach Ablauf von drei Jahren können die Ordner mit den Verträgen ins Lager geschickt werden. Falten Sie sie in Kartons und legen Sie sie an einen Ort, der für Feuchtigkeit nicht zugänglich ist. Geben Sie auf der Verpackung auch die juristische Person an, auf die sich die Dokumente beziehen, und das Jahr der Vertragsunterzeichnung.
Schritt 8
Rechnungen und Handlungen werden wie Verträge abgelegt. Aber statt eines Papierregisters ist es besser, ein elektronisches zu haben. Zum Beispiel im Programm "1C: Buchhaltung". Sie können es hier kostenlos herunterladen: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Auf diese Weise können Sie nicht nur Aufzeichnungen über alle Wertpapiere führen, sondern auch verschiedene Vorgänge damit durchführen - zusätzliche Kopien drucken, Fehler korrigieren usw.
