Die Registrierung der Dokumente zur Einreichung beim Archiv erfolgt nach Ende des Jahres. Somit werden Dokumente in Verbindung mit den festgelegten Regeln für die Aufbewahrung vorbereitet. Je nach Aufbewahrungsdauer sowie Wert der Unterlagen werden Fälle vollständig oder nach einem vereinfachten System bearbeitet.
Anweisungen
Schritt 1
Erstellen Sie eine Liste der Fälle für die vorübergehende Aufbewahrung von Dokumenten (bis einschließlich 10 Jahre). Prüfen Sie die Richtigkeit der Aktenbildung (ob es Dokumente mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist gibt). Belassen Sie die Fälle in den Ordnern, sie sollten nach der Nomenklatur der Fälle systematisiert werden und müssen nicht nummeriert werden. Die Fälle werden gemäß der Nomenklatur der Fälle an das Archiv übergeben.
Schritt 2
Bei Langzeitlagerungsfällen (über 10 Jahre) wird Folgendes durchgeführt:
1. Binden des Etuis (in einer harten Mappe oder Umschlag mit starkem Faden in vier Löchern gesäumt oder kann gebunden werden).
2. Nummerierung der Blätter (durchgeführt mit schwarzem Graphitstift in der oberen rechten Ecke, ohne den Text des Dokuments zu berühren).
3. Erstellung einer Zertifizierungsinschrift (Angabe der gesäumten Bögen, Beschädigungen, Unterschrift und Datum).
4. Erstellung eines internen Dokumenteninventars (bei Fällen mit besonders wertvollen Dokumenten, Personen-, Gerichts- und Ermittlungsfällen usw.). Geben Sie am Ende des Inventars die Anzahl der Dokumente im Koffer und die Anzahl der Blätter des Inventars an.
5. Erfassung aller Einzelheiten des Fallschutzes (Name der Einrichtung, Struktureinheit, Sachregister des Falles, Titel des Falles, Haltbarkeit des Falles
Schritt 3
Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme für Dokumente zur dauerhaften oder langfristigen Aufbewahrung. Es sollte die individuelle Fallnummer enthalten sowie deren Inhalt und Zusammensetzung in der Fallüberschrift offenlegen. Aus dem Inventar muss auch die Lagerdauer des Koffers ersichtlich sein. Geben Sie die Anzahl der Fälle und die Anzahl der ersten und letzten Fälle, Vorzeichen und Datum an. Für Personalfälle wird ein gesondertes Inventar erstellt.
Schritt 4
Senden Sie die vorbereiteten Dateien an das Archiv. Der Archivmitarbeiter in Ihrer Anwesenheit prüft die Fallzahlen nach Nomenklatur oder Inventar, erstellt eine Bestätigungsvermerkung, vermerkt die Nummern der fehlenden Fälle, legt den Annahme- und Übergabetermin fest. Die Bestandsaufnahme wird durch die Unterschriften der Personen bestätigt, die die Übergabe und Annahme der Fälle vorgenommen haben.
