Ein riesiger und separater Bereich der Archivarbeit werden als Fragen angesehen, die sich auf die Vorbereitung von Dokumenten für ihre Lieferung an das Archiv der Organisation beziehen. Aus diesem Grund verdienen sie ernsthafte Aufmerksamkeit, da in dieser Phase der Arbeit mit Dokumenten häufig verschiedene methodische und praktische Fehler gemacht werden, die in Zukunft negative Auswirkungen auf die Arbeit des Archivs haben können.
Anweisungen
Schritt 1
Alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Übergabe von Dokumenten an das Archiv, einschließlich der Personalpapiere, sind in der Regel in folgende Phasen unterteilt: - Zunächst ist es erforderlich, die Dokumentenbildung in der laufenden Produktion und nach ihrer Fertigstellung durchzuführen;
- nach der Bildung von Fällen müssen sie nach allen festgelegten Regeln erstellt werden;
- anschließend eine Wertprüfung durchführen und die Archivierung vorbereiten;
- eine Bestandsaufnahme aller in das Archiv der Organisation übertragenen Dokumente durchführen;
- Übergeben Sie im letzten Schritt die offiziellen Papiere an das Archiv der Organisation.
Schritt 2
Zunächst sollten Sie in bestimmten Komplexen, dh in Fällen, die korrekte Erstellung von Personaldokumenten durchführen. In speziellen Ordnern sollten solche amtlichen Papiere als Anordnungen für verschiedene Aspekte der Tätigkeit von Mitarbeitern des Unternehmens, für Personal, für dessen Aufbewahrung unterschiedliche Zeiträume vorgesehen sind, gebildet werden. Diese Phase muss durchgeführt werden, da ein Teil der Aufträge, die sich auf das Personal beziehen, ausschließlich auf gültige Fragen des Arbeitsplatzes sowie auf Prämien für Arbeitnehmer und den Wechsel in eine Arbeitsposition ausgerichtet ist. Diese Art von Papier muss mindestens 75 Jahre im Archiv des Unternehmens aufbewahrt werden. Gleichzeitig spiegeln die meisten Aufträge, die sich auf die Zusammensetzung des Personals beziehen, die betrieblichen Belange der Mitarbeiter des Unternehmens wider: Aufträge für Geschäftsreisen, Dienst, Urlaub usw. Diese Unterlagen sind fünf Jahre lang aufzubewahren. Um die Suche zu erleichtern und die Arbeit in verschiedenen Fällen zu erleichtern, sollten Papiere mit einem Zeitraum von fünf Jahren und einem Zeitraum von fünfundsiebzig Jahren erstellt werden.
Schritt 3
Es ist notwendig, die Personalkonten der Mitarbeiter des Unternehmens und aller Mitarbeiter, die sich auf Lohndaten beziehen, in streng alphabetischer Reihenfolge korrekt zu erstellen. Alle Papiere in persönlichen Mappen sollten nur in chronologischer Reihenfolge nach dem Eingangsdatum geordnet werden. Außerdem ist für alle in der Mappe befindlichen Papiere ein Archivinventar zu erstellen, das folgende Angaben enthält: - den Namen des Papiers;
- Seriennummer des im Inventar enthaltenen Papiers;
- die Anzahl der Blätter im Dokument;
- Datum und Nummer des Dokuments (falls erforderlich);
- eine zusammenfassende Aufzeichnung über die Anzahl der in der Personalakte enthaltenen Blatt Papier;
- Hinweis.
