Ein Auftrag ist ein Dokument von großer praktischer Bedeutung. Es weist auf bestimmte Maßnahmen hin: Einstellung und Entlassung eines Mitarbeiters, Disziplinarmaßnahmen, die Notwendigkeit, neue Technologien einzuführen und vieles mehr. Der Sachbearbeiter muss die Aufbewahrung dieser Art von Dokumenten und die Fähigkeit sicherstellen, schnell das richtige zu finden. Dazu wird jeder Bestellung eine eindeutige Identifikationsnummer zugeordnet.
Notwendig
- - Aufträge;
- - Logbuch;
- - Anleitung zur Verwaltung von Personalakten;
- - 2 oder 3 Ordner.
Anleitung
Schritt 1
Das Anmeldeformular für Bestellungen ist gesetzlich nicht streng geregelt. Es gibt eine von Rosarkhiv am 27. November 2000 veröffentlichte Standardanweisung, die besagt, dass die Nummerierung der Aufträge nach Personal und Haupttätigkeit innerhalb eines Kalenderjahres getrennt erfolgen soll. Wenn Sie in einer kleinen Firma arbeiten, in der die Sekretärin auch die Arbeit eines Sachbearbeiters ausführt, starten Sie 3 Ordner und 3 Registrierungsjournale.
Schritt 2
Erstellen Sie Anweisungen für die Büroarbeit. Es kann aus wenigen Elementen bestehen. Geben Sie an, welche Bestellungen 5 Jahre lang aufbewahrt werden sollen und welche - 75. Schreiben Sie in welche Arrays die Bestellungen für Ihr Unternehmen eingeteilt sind und wie Sie sich entschieden haben, sie zu kennzeichnen. Aufträge für die Hauptaktivität werden in der Regel mit einer fortlaufenden Nummer nummeriert und Personalaufträge - mit einer Nummer und einem Buchstaben. Die Nummer kann zum Beispiel wie „Bestell-Nr. 2-l/s“oder „Bestell-Nr. 2-k“aussehen. Denken Sie an verschiedene Bezeichnungen für Dokumente mit unterschiedlicher Haltbarkeit. Beispielsweise kann kurzfristig als Personal und langfristig als Personal gekennzeichnet werden.
Schritt 3
Teilen Sie Bestellungen nach Personal in 2 Teile nach Haltbarkeit auf. Dokumente über die Gewährung von Regel- oder Bildungsurlaub, kurzfristige Dienstreisen, Anreize und disziplinarische Sanktionen werden 5 Jahre aufbewahrt. Legen Sie Aufträge für Anstellung, Versetzung, Entlassung, lange Geschäftsreisen und lange Urlaube in einem anderen Ordner ab. Schreiben Sie den Namen des Ordners und das Verfallsdatum auf die Umschläge der Ordner. Füllen Sie Bestellungen für die Hauptaktivität separat aus
Schritt 4
In großen Firmen werden Aufträge von verschiedenen Diensten erteilt. Die Dokumentation für die Haupttätigkeit wird in der Regel von der Sekretärin und für das Personal - von der Personalabteilung - geführt. Dementsprechend hat jeder seinen eigenen Ordner und seine eigenen Buchhaltungsbücher. Für einen HR-Spezialisten reicht es aus, 2 Bücher und 2 Ordner anzulegen und Dokumente nach Aufbewahrungsfristen aufzuteilen. Bei einem sehr großen Dokumentenfluss wird jedoch oft jeder Ordner nach Auftragsarten unterteilt. Wenn Ihr Unternehmen ein separates Lagersystem eingeführt hat, nummerieren Sie die Bestellungen dennoch der Reihe nach in einem gemeinsamen Array und registrieren Sie sie in einem Journal.
Schritt 5
Aufträge für die Haupttätigkeit können nicht nur für das gesamte Unternehmen, sondern auch für einzelne Geschäftsbereiche gelten. Entwickeln Sie Code für jede Abteilung oder Abteilung. Es kann ein Buchstabe oder eine Zahl sein. Vergessen Sie nicht, dass die Bezeichnung der Aufträge für die Haupttätigkeit von denen abweichen sollte, die in der Personalaktenführung Ihres Unternehmens akzeptiert werden. In diesem Fall fällt die Nummerierung in den allgemeinen Bereich der "Haupttätigkeit".
