Das Verfahren zur Erteilung von Aufträgen für das Unternehmen wird durch die Anweisungen für die Büroarbeit festgelegt. Gleichzeitig erfolgt die Abrechnung und Aufbewahrung dieser Dokumente in einem speziellen Auftragsbuch, das in jeder Organisation vorhanden sein muss.
Anleitung
Schritt 1
Erstellen Sie ein Auftragsregister. In großen Unternehmen erfolgt dies durch einen gesonderten Sachbearbeiter, kleine Unternehmen benennen hierfür einen Verantwortlichen. Sie können sowohl das genehmigte Formular des Registrierungsbuchs verwenden, als auch unabhängig entwickelt.
Schritt 2
Erstellen Sie das Cover des Auftragsbuchs. Es sollte aus dichtem Material bestehen, damit die Auftragsblätter während der Lagerung nicht knittern. Es ist zu beachten, dass diese Unterlagen mindestens 5 Jahre im Unternehmen aufzubewahren sind.
Schritt 3
Schreiben Sie auf das Cover den Namen des Unternehmens, den Titel des Buches und den Zeitraum. Abhängig von der Häufigkeit der Auftragserteilung in der Organisation kann das Registrierungsprotokoll für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr berechnet werden. Die Rückseite des Umschlags enthält Informationen über die Person, die für die Pflege und Aufbewahrung des Dokuments verantwortlich ist.
Schritt 4
Wählen Sie eine der Möglichkeiten, um Bestellungen im Registrierungsbuch zu speichern. Sie können in ein Buch eingeklebt oder mit einem Binder eingefügt werden. Die zweite Option ist vorzuziehen, falls Sie eine der Bestellungen erhalten und eine Kopie davon erstellen müssen. Alle Bestellungen müssen in chronologischer Reihenfolge angeordnet werden. Einige Unternehmen hinterlassen Backup-Nummern, die möglicherweise für die nachträgliche Bearbeitung von Bestellungen benötigt werden. Diese Methode ist jedoch illegal, daher sollten Sie sie nicht missbrauchen.
Schritt 5
Entwickeln Sie ein gemeinsames Formular für Unternehmensbestellungen. In der Regel handelt es sich um einen Briefkopf, in dessen oberen Teil sich vorgefertigte Angaben zum Unternehmen befinden: Name, Adresse und Registrierungsinformationen.
Schritt 6
Erteilen Sie die Bestellung. Geben Sie die Nummer und das Datum der Zusammenstellung ein. Überlege dir danach einen Titel, der die Frage "worüber?" kurz beantworten soll. Der Haupttext besteht aus einer Darlegung der Auftragsgrundlage und dem administrativen Teil. Am Ende steht die Unterschrift des Leiters oder einer anderen bevollmächtigten Person.
Schritt 7
Danach wird der Auftrag im Auftragsbuch eingetragen. Betrifft das Dokument beispielsweise die Mitarbeiter des Unternehmens, wird eine Kommission gebildet, dann sollten diese Personen beachten, dass sie die Bestellung gelesen und unterschrieben haben.
