In jeder Organisation, auch in einer kleinen, werden viele verschiedene Bestellungen und Bestellungen ausgegeben und gespeichert. Wenn alle registriert und in einer Sache abgelegt sind, wird es früher oder später zu Verwirrung führen. Und die Vertreter der Kontrollorgane werden eine solche Protokollierung wahrscheinlich nicht gutheißen.
Anleitung
Schritt 1
Um die im Unternehmen erteilten Aufträge richtig aufzuteilen, müssen Sie sich an den folgenden Dokumenten orientieren:
- genehmigt von Rosarkhiv "Die Liste der typischen Managementdokumente, die bei den Aktivitäten der Organisation erstellt wurden und die Speicherzeit angeben";
- Anweisungen für die Büroarbeit (vom Verwaltungsrat entwickelt).
Auf der Grundlage dieser Dokumente sollte in jedem Unternehmen eine Nomenklatur der Fälle entwickelt werden. Darauf aufbauend werden Aufträge, Anweisungen und andere Dokumente aufgeteilt.
Je nach Größe des Unternehmens und seiner Struktur kann die entwickelte Nomenklatur der Fälle in Abteilungen mit Angabe des Buchstabencodes unterteilt oder allgemein gehalten werden.
In jedem Fall werden alle Aufträge im Unternehmen bedingt in Aufträge für Haupt- und Wirtschaftstätigkeiten und Aufträge für Personal unterteilt.
Schritt 2
Aufträge für die Haupt- und Wirtschaftstätigkeit werden in der Regel von der Sekretärin geführt (sofern nicht in einer gesonderten Bestellung anders angegeben). Er ist auch für die Registrierung, Speicherung und Archivierung dieser Bestellungen verantwortlich.
Dokumente unterscheiden sich hinsichtlich der Aufbewahrungszeit. Aufträge für die Haupttätigkeit des Unternehmens (für die Organisationsstruktur, für die Genehmigung der Besetzungstabelle, für Änderungen usw.) haben Lagerzeilen - ständig. Am Ende des Kalenderjahres werden sie dem Archiv des Unternehmens übergeben.
Aufträge zu wirtschaftlichen und betrieblichen Fragen werden 5 Jahre aufbewahrt. Sie sind ohne Buchstaben fortlaufend nummeriert. Wenn das Auftragsvolumen des Unternehmens groß ist, werden sie im Laufe des Jahres in Volumen unterteilt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie mit der Eintragung der entsprechenden Handlung vernichtet.
Schritt 3
Personalaufträge werden in der Personalabteilung des Unternehmens erstellt und gespeichert. Sie unterscheiden sich auch in der Haltbarkeit.
Ein gesonderter Fall sind Anordnungen zur Aufnahme, Entlassung und Überstellung mit einer Aufbewahrungsfrist von 75 Jahren. Hier werden auch Anordnungen zur Änderung des Nachnamens, einer längerfristigen Dienstreise, einer langfristigen vorübergehenden Versetzung von Mitarbeitern usw. abgelegt Diese Dokumente werden im Journal registriert, haben eine fortlaufende Nummerierung und Beschriftung (meistens "ls", "k"). Am Ende des Jahres werden solche Bestellungen zusammen mit dem Registrierungsprotokoll in eine Mappe eingenäht und dem Archiv übergeben.
Schritt 4
Urlaubsaufträge (regulär, unentgeltlich etc.), kurzfristige Dienstreisen und Überweisungen werden in einer separaten Datei erstellt, sie werden 5 Jahre gespeichert. Der Auftragsnummerierung wird ein Buchstabe hinzugefügt (zB „o“oder Abteilungscode).
Bestellungen zur Abholung haben die gleiche Aufbewahrungsfrist. Es wird jedoch empfohlen, diese separat aufzubewahren, da sie werden von Analysematerialien (Erläuterungen, Protokolle, Mitteilungen und Beschlüsse des Gewerkschaftsausschusses usw.) begleitet.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden diese Bestellungen vernichtet.
Schritt 5
Es wird auch empfohlen, die Aktionsbestellungen getrennt aufzubewahren (Speicherdauer - 75 Jahre). In einem gesonderten Fall werden Anordnungen zur Förderung sowohl des eigenen Unternehmens als auch des Vorgesetzten gestellt. Der Fall wird bei seiner Entstehung im Archiv abgelegt.
