Derzeit kann kein seriöses Unternehmen ohne Geschäftskorrespondenz auskommen, daher ist die Beherrschung seiner Fähigkeiten in der modernen Gesellschaft äußerst wichtig. Darüber hinaus sind diese Fähigkeiten nicht nur für Geschäftsinhaber erforderlich, sondern auch für normale Mitarbeiter, die mit den Partnern des Unternehmens korrespondieren können.
Anleitung
Schritt 1
Konzentrieren Sie sich auf den Zweck der Korrespondenz und halten Sie sich im Brief daran. Dazu ist es zunächst notwendig zu verstehen, dass jede Kommunikation der Notwendigkeit dient, den Gesprächspartner oder seine Überzeugungen zu informieren. Je nach Situation kann der Schwerpunkt auf eine Seite verschoben werden.
Schritt 2
Schaffen Sie ein positives Geschäftsimage in den Augen des Gesprächspartners. Auf keinen Fall sollte dieser Schritt vernachlässigt oder fahrlässig behandelt werden, da die gebildete Haltung gegenüber dem Absender des Briefes auch bei oberflächlicher Lektüre dem Adressaten noch lange im Gedächtnis bleiben wird. Das Geschäftsimage eines Briefes wird von sechs Hauptkriterien beeinflusst, wie zum Beispiel: die richtige Wahl des Betreffs des Briefes, die Antwortzeit auf den Brief, die richtige persönliche Ansprache, die Dankbarkeit für das Lesen des Briefes zum Ausdruck zu bringen, den Brief mit einem positiven Vermerk und die korrekte Unterschrift des Absenders.
Schritt 3
Bilden Sie im Brief eine loyale Kundeneinstellung zu sich selbst oder Ihrem Unternehmen. Nach Angaben von Vermarktern stammen etwa 80% des Gewinns des Unternehmens von seinen Stammkunden, daher sollten deren Anforderungen mit besonderer Sorgfalt behandelt werden. Um die Bindung von Stammkunden zu erhöhen, sollten Sie im Brief folgende drei Punkte kontrollieren: auf die Bedürfnisse des Kunden achten, den Adressatenwortschatz im Brieftext nutzen und der Adressatenlogik folgen. Nur durch die Nähe zum Kunden kann der Versender seine Wünsche vollumfänglich erfüllen.
Schritt 4
Teilen Sie den Brief in semantische Komponenten auf. In diesem Fall wird es für den Adressaten überzeugender klingen. Es gibt drei solche Komponenten: Informationen über das Angebot des Absenders, eine klare Botschaft über den Nutzen des Adressaten und überzeugende Argumente, um die Hauptpunkte des Briefes zu belegen.
Schritt 5
Sätze so strukturieren, dass sie den Normen der Sprache, in der sie geschrieben sind, eindeutig entsprechen. Diese Rechtschreibfunktion beeinflusst die Wahrnehmung von Informationen durch eine Person. Ordne die Mitglieder des Satzes in der einfachsten akzeptierten Reihenfolge für eine bestimmte Sprache an. Die Sätze selbst sollten prägnant und leicht verständlich sein. Platzieren Sie zusätzliche Leerzeichen zwischen den Absätzen, um es dem Leser zu erleichtern, die Informationen zu verstehen.
